Navodilo velja za vnos prejetega računa.

Če vnašamo račun od dobavitelja, od katerega smo knjižili vsaj en prejeti račun, bo program predlagal nekatere podatke iz prejšnjega računa, med temi je tudi odhodek prejšnjega računa tega dobavitelja.

Vnašamo lahko samo račune za nezaključeno obdobje DDV (v primeru, da smo davčni zavezanci). Do oddaje obračuna DDV na FURS lahko obračun prekličemo in naknadno vnesemo oziroma popravimo prejete račune ter ponovno potrdimo obračun DDV.

Vnos glave računa

V glavo prejetega računa vnašamo splošne podatke računa. Podatki, označeni z *, so obvezni.

1. V meniju Poslovanje izberemo Prejeti računi.
2. Kliknemo na Nov. Program odpre okno za vnos prejetega računa.
3. Številka računa: samo pri prvem vnosu prejetega računa lahko vpišemo številko računa. V primeru, da nadaljujemo številčenje prejetih računov iz drugega programa, vpišemo prvo naslednjo številko. Vse nadaljnje prejete račune program številči samodejno v okviru leta, ki je določeno z datumom opravljanja. Številk računov ne moremo spreminjati. 
   • Za prejete račune lahko določimo več knjig, ki se številčijo ločeno. Ločeno številčenje določimo v meniju Nastavitve > Številčenje dokumentov. Če smo nastavili ločeno številčenje za prejete račune, bo program na vnosu prejetega računa prikazal dodano polje za izbiro knjige prejetih računov.
4. Dobavitelj: izberemo ga na spustnem seznamu. Ta podatek program prenese v vknjižbo za obveznost, za potrebe DDV in kot prejemnika na plačilni nalog z bančnim računom, ki je na stranki označen, da se predlaga.
   • Podatke o dobavitelju lahko spreminjamo s klikom na. 
   • S klikom navnesemo novega dobavitelja, ne da bi zaprli vnosno okno prejetega računa.
5. Datum računa: ta podatek se odraža v knjigi DDV.
6. Datum opravljanja: ta podatek predstavlja datum temeljnice in ga program prenese v vknjižbo za obveznost.
7. Datum zapadlosti: ta podatek program prenese v vknjižbo za obveznost in na plačilni nalog. Če vnesemo število dni, bo program datumu računa prištel vpisane dneve in vpisal v polje datum zapadlosti.
8. Datum prejema: ta podatek določa obdobje v knjigi DDV. Vnašamo ga le, če je organizacija zavezanec za DDV.
9. Program privzeto predlaga datum opravljanja za datum za odbitek DDV. Kateri datum predstavlja datum za odbitek DDV lahko določimo tudi ročno. Izberemo lahko datum računa, datum opravljanja ali datum prejema. Program si izbiro zapomni in jo predlaga pri vnosu naslednjega računa za isto stranko.
10. Znesek: predstavlja znesek za plačilo, razen pri računu za predplačilo, kjer predstavlja znesek računa.
11. Denarna enota: ta podatek program prenese v vknjižbo obveznosti do dobavitelja. Denarno enoto predlaga program iz nastavitev posameznega dobavitelja, kjer določimo tudi denarno enoto. V primeru, da to ni domača denarna enota, bo program na vnosu glave prejetega računa prikazal tudi polje s predlaganim tečajem (srednji tečaj Banke Slovenije) in preračunal znesek v domačo denarno enoto glede na vneseni datum opravljanja.
12. Analitika: če v glavi prejetega računa, v polju Analitika, izberemo analitiko, bo program poknjižil obveznost na izbrano analitiko. Program ponudi polje le v primeru, če imamo v šifrantu analitik vnesen vsaj en vnos. 
13. Originalna številka: prepišemo jo s prejetega računa. Ta podatek program vpiše v opis temeljnice in vknjižbe ter na plačilni nalog. 
    • Če želimo imeti v opisu knjižbe na temeljnici še dodatni opis, ga lahko vpišemo za dobaviteljevo številko (na primer PR 232 material).
    • V polje lahko vnesemo 250 znakov.
14. Plačilo - izbiramo lahko med naslednjimi možnostmi:
    • Plačilni nalog: Program pripravi plačilni nalog , vpiše vpiše bančni račun, ki je na stranki označen, da se predlaga.
      • Referenca: Prepišemo jo iz prejetega računa in je sestavljena iz modela in sklica. Podatek program vpiše v vknjižbo obveznosti in na plačilni nalog.
    • Plačal delavec: Iz seznama izberemo delavca. Program bo obveznost knjižil na izbranega delavca. Delavce vnašamo in urejamo v meniju Šifranti > Delavci.
    • Z drugim računom: Na seznamu izberemo račun, s katerim je poravnana obveznost (na primer plačilo računa za stroške, ki so plačani s plačilnimi karticami).
    • Blagajna: Na seznamu izberemo vrsto blagajniškega izdatka in vpišemo datum. Po potrditvi računa bo program samodejno pripravil blagajniški izdatek in po potrditvi blagajniškega dnevnika zaprl tudi obveznost . 
    • Ni plačilnega naloga: Program ne bo pripravil plačilnega naloga.
    • Plačal zasebnik: Program bo za znesek obveznosti zmanjšal stanje na lastniškem računu in pripravil ustrezno knjižbo. Ta način za plačilo program prikaže samo pri zasebniku.

Vnos odhodkov

Odhodki krmilijo knjiženje prejetih računov, saj določajo, kako bo program prejeti račun zapisal v računovodske in davčne evidence. Z njimi želimo poenostaviti in omogočiti vnos računa tudi nekomu, ki po stroki ni računovodja (na primer podjetnik). V sistemu je že vpisanih veliko odhodkov, ki jih lahko prilagodimo svojim potrebam (spreminjamo konto knjiženja, nastavitve za DDV, preimenujemo, odpiramo nove odhodke in jih brišemo).

1. Odhodek: Izberemo ga na spustnem seznamu tako, da v polje vnesemo del imena odhodka (na primer »pisar« za pisarniški material) ali konto (na primer 4060).
2. Analitika: Podatek vpliva na vknjižbe. Program polje prikaže le v primeru, da imamo v meniju Šifranti > Konti na izbranem kontu odhodka določeno, da se analitika lahko vnaša oziroma je vnos obvezen in če imamo v šifrantu analitik vneseno vsaj eno analitiko.
3. Delavec: Podatek vpliva na vknjižbe. Polje program prikaže le v primeru, da imamo v meniju Šifranti > Konti na izbranem kontu odhodka določeno, da se delavec lahko vnaša oziroma je vnos obvezen. Podatke o delavcu urejamo s klikom na ikonoali dodamo novega s klikom na ikono.
4. Knjižba: Polje program prikaže v primeru, da imamo na odhodku določeno povezavo na Uvoz, za uvoz blaga. Podatek vpliva na knjiženje.
5. Osnova: Znesek osnove program izračuna iz podatka o znesku računa in stopnji DDV na izbranem odhodku. Znesek lahko popravimo.
   V primeru, da organizacija ni zavezanec za DDV, vnesemo znesek z DDV. Podatek vpliva na vknjižbo odhodka.
6. Znesek DDV: Znesek DDV program samodejno izračuna iz osnove in stopnje DDV na izbranem odhodku. Po potrebi ga lahko popravimo. Podatek vpliva na vknjižbo obveznosti za DDV.
7. Opis: Vnesemo lahko opis knjižbe, ki ga bo program dodal k opisu temeljnice na knjižbi in bo natisnjen pri tiskanju temeljnice.
8. Po vnosu podatkov kliknemo Shrani vrstico.

Po enakem postopku vnesemo vse različne odhodke na istem prejetem računu.

• Priponke: Prejetemu računu lahko pripnemo sliko (ali več slik) dokumenta. Velikost posamezne datoteke je omejena na 3 MB.
• Opombe: Služijo za lastne opombe in se ne prikazujejo na nobenem izpisu. Prvih 20 znakov je vidnih na osnovni preglednici prejetih računov. 

Embalaža

Podjetja, ki nabavljajo material in/ali blago v drugih državah, morajo evidentirati tudi embalažo, v kateri je bilo blago dobavljeno.

1. Pri vnosu prejetega računa izberemo za zavihek Embalaža.
2. Izbiramo lahko med različnimi Vrstami embalaže:
   • Papir in karton.
   • Plastika.
   • Les.
   • Železo in jeklo.
   • Aluminij.
   • Steklo.
   • Drugo (vrsto embalaže vpišemo ročno). 
     • Izbrano vrsto embalaže bo program predlagal pri naslednjem vnosu prejetega računa istega dobavitelja. 
3. Vnesemo Maso posamezne vrste embalaže v kilogramih.
   • Možen je vnos mase na dve decimalni mesti.
   • Na pogledu računa je prikazana vrsta in masa prejete embalaže. 
4. Po končanem vnosu podatkov prejetega računa lahko z gumbi v orodni vrstici:
   • Shranimo prejeti račun (gumb Shrani) - Uporabimo ga v primeru, ko vnos prejetega računa še ni dokončen. Shranjevanje prejetega računa bo zapisalo le Osnutek računa, kar pomeni, da račun ne bo formiral zapisov v dvostavno knjigovodstvo in davčno knjigo. Osnutek računa ima isto številko, kot jo bo imel potrjeni račun.
   • Opustimo vnos prejetega računa (gumb Opusti) - V tem primeru bodo izgubljene vse spremembe v prejetem računu.
   • Potrdimo prejeti račun (gumb Potrdi) - Program bo pripravil temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu, zapis v knjigo DDV in plačilni nalog (če smo ga izbrali pri vnosu glave prejetega računa, v polju Plačilo).

Pogled priloge na prejetih računih

Pri vnosu prejetega računa imamo možnost dodajanja prilog. S klikom na priloženo prilogo, jo program prikaže na desni strani ekrana. Takšen prikaz priponke omogoča prepis podatkov originalnega računa, kar nam olajša delo pri vnosu prejetega računa.

Povezava na Nabiralnik

Sliko prejetega računa in morebitne priloge, dodane v Nabiralnik, lahko prenesemo v nov osnutek prejetega računa.