Hitri vnos (kopiranje) prejetih računov

Mesečno lahko prejemamo od istih dobaviteljev zelo podobne račune, ki se razlikujejo le v zneskih, datumih in originalni številki računa. To so na primer računi za elektriko, telefon, internet, pisarniški material, vodo, gorivo, reprezentanco in podobno.

Te račune knjižimo na iste konte in jih na enak način prikazujemo v davčnih evidencah. Za hitrejši vnos lahko račun, ki ga nameravamo knjižiti po istem vzorcu kot prejšnjega, enostavno kopiramo.


 Hitri vnos

1. Na seznamu prejetih računov poiščemo dobavitelja.

2. Na računu, ki vsebuje enake vrste odhodkov kot novi račun, kliknemo na ikono za kopiranje.

3. Program odpre okno za enostavni vnos novega prejetega računa, kjer vnašamo samo določene podatke.

4. Iz prejšnjega računa program prenese naslednje podatke: Dobavitelj, Način plačila, Konto in Analitika, ki jih ne moremo spreminjati.

5. V glavi računa vpišemo:

  • Datum računa.
  • Datum opravljanja.
  • Datum zapadlosti.
  • Datum prejema.
  • Originalna številka.
  • Referenca za plačilni nalog.

6. V glavi računa je v polju Ponavljajoči račun označena kljukica.

7. Vnesemo osnovo in DDV za posamezni odhodek. Če na novem računu odhodka ni, pustimo znesek 0,00.

8. Račun potrdimo s klikom na Potrdi.

Nasvet: 

Če prejemamo od istega dobavitelja račune z različnimi odhodki, lahko za lažje iskanje vpišemo opombo na vnosu računa. Prvih 20 znakov besedila, ki ga vpišemo v »Opombe«, se prikaže na preglednici prejetih računov.


Kaj program pripravi?

Ko račun potrdimo, program pripravi temeljnico. 

Če pri vnosu prejetega računa izberemo na polju Plačilo > Plačilni nalog, program pripravi tudi plačilni nalog.


Ponavljajoči račun

Pri hitrem kopiranju ne moremo spreminjati nastavitev odhodka ali dodati novega.  Lahko pa račun shranimo in nato kliknemo na Uredi, s čimer pridemo na običajno urejanje prejeta računa.

Na preglednici prejetih računov lahko omejimo prikaz na izpis ponavljajočih računov s klikom na Napredno iskanje in dodamo kljukico na polju Ponavljajoči.  Pred tem je potrebno, da račun pri kopiranju označimo Ponavljajoč račun.

 

Na seznamu ponavljajočih računov je vedno prikazan samo zadnji račun dobavitelja, ki smo ga kopirali.

Če imamo na računu tudi druge postavke (na primer obresti) izberemo ponavljajoči račun z vsemi odhodki. Na kopiranem (enostavnem) računu vnesemo osnove samo za tiste odhodke, ki so zapisane na novem računu. 

 

Kdaj ne moremo uporabiti hitrega kopiranja?

  • Za odhodke, ki so povezani z osnovnimi sredstvi, prejemom blaga ali materiala ter za račune od tujih dobaviteljev.
  • Če je organizacija oziroma dobavitelj iz prejšnjega računa (ki ga želite kopirati) spremenil status DDV.
  • Če želimo izbrati drug odhodek ali konto, analitiko ali vrsto plačila, kot so bili izbrani na računu, ki ga želimo kopirati.
V tem prispevku