Hitri vnos (kopiranje) prejetih računov

Mesečno lahko prejemamo od istih dobaviteljev račune, ki se razlikujejo le v zneskih, datumih in originalni številki računa. To so na primer računi za elektriko, telefon, internet, pisarniški material, vodo, gorivo, reprezentanco in podobno.

Te račune knjižimo na iste konte in jih na enak način prikazujemo v davčnih evidencah. Za hitrejši vnos lahko račun, ki ga nameravamo knjižiti po istem vzorcu kot prejšnjega, enostavno kopiramo.

Hitri vnos (kopiranje) prejetih računov

  1. V meniju Poslovanje > Prejeti računi na seznamu prejetih računov poiščemo račun dobavitelja.
  2. Na računu, ki vsebuje enake vrste odhodkov kot novi račun, kliknemo na ikono za kopiranje.
  3. Program odpre okno za enostavni vnos novega prejetega računa, kjer vnašamo samo določene podatke.
  4. Iz prejšnjega računa program prepiše naslednje podatke, ki jih ne moremo spreminjati.
    • Dobavitelja.
    • Način plačila.
    • Konto.
    • Analitiko. 
  5. V glavi prejetega računa vpišemo:
    • Datum računa.
    • Datum opravljanja.
    • Datum zapadlosti.
    • Datum prejema.
    • Originalno številko.
    • Referenco za plačilni nalog.
  6. Program samodejno v  glavi računa, pri polju Ponavljajoči račun doda kljukico.
  7. Vnesemo osnovo in DDV za posamezni odhodek. 
    • Če na novem računu odhodka ni, pustimo znesek 0,00.
  8. Račun potrdimo s klikom na Potrdi.

Nasvet: 

Če prejemamo od istega dobavitelja račune z različnimi odhodki, za lažje iskanje vpišemo opombo na vnosu računa. Prvih 20 znakov besedila, ki ga vpišemo v polje »Opombe«, je prikazanih na preglednici prejetih računov.

Kaj program pripravi?

Ko račun potrdimo, program pripravi temeljnico. 

Če pri vnosu prejetega računa izberemo na polju Plačilo > Plačilni nalog, program pripravi tudi plačilni nalog.

Pri hitrem kopiranju ne moremo spreminjati nastavitev odhodka ali dodati novega. Lahko pa račun shranimo in nato kliknemo na Uredi, s čimer pridemo na običajno urejanje prejetega računa.

Pregled ponavljajočih računov

Na preglednici prejetih računov se lahko omejimo prikaz na izpis ponavljajočih računov. Pred tem je potrebno, da je račun pri kopiranju označen kot Ponavljajoč račun.

  1. V meniju Poslovanje > Prejeti računi
  2. Kliknemo na Napredno iskanje.
  3. Dodamo kljukico na polju Ponavljajoči.
  4. Program prikaže seznam ponavljajočih računov. Na seznamu je vedno prikazan samo zadnji račun dobavitelja, ki smo ga kopirali.

Če imamo na računu tudi druge postavke (na primer obresti) izberemo ponavljajoči račun z vsemi odhodki. Na kopiranem (enostavnem) računu vnesemo osnove samo za tiste odhodke, ki so zapisane na novem računu. 

Kdaj ne moremo uporabiti hitrega kopiranja?

Pri določenih prejetih računov pa ne moremo uporabiti hitrega kopiranja. Ti računi so:

  • Računi z odhodki, ki so povezani z osnovnimi sredstvi, prejemom blaga ali materiala (zalogo).
  • Računi v tuji denarni enoti. 
  • Če je organizacija oziroma dobavitelj iz prejšnjega računa (ki ga želimo kopirati) spremenil status DDV.
  • Če želimo izbrati drug odhodek ali konto, analitiko ali vrsto plačila, kot so bili izbrani na računu, ki ga želimo kopirati
V tem prispevku