Navodilo se nanaša na vnos in vodenje dopusta v delovnih dnevih.

Za vodenje dopusta v dnevih moramo najprej izvesti prehod na vodenje dopusta v dnevih. Po izvedbi prehoda program v meniju Šifranti > Delavci doda zavihek Letni dopusti, kjer pregledujemo in vnašamo podatke o dopustu za vse delavce. 

Prehod na vodenje dopusta v dnevih

1. V meniju Šifranti > Delavci izberemo delavca in se postavimo na Ostali podatki delavca ter izberemo Dopust.
2. Program prikaže obvestilo o možnosti prehoda na vodenja dopusta v dnevih.
3. S klikom na povezavo v obvestilu aktiviramo prehod na vodenje dopusta v dnevih.
   

Prehod, ko nimamo vnesenih podatkov o letnem dopustu

1.  Prehod na vodenje dopusta v dnevih omogoča natančnejše vodenje izrabe letnega dopusta. Izraba letnega dopusta se vodi datumsko in neodvisno od obračuna plač.
2.  Kliknemo na Začni voditi dopust v urah.

Prehod, ko imamo vnesene podatke o dopustu v urah  

1. Če imamo v programu vnesene podatke o letnem dopustu delavcev oziroma smo delavcem obračunali redni dopust, program ponudi možnost, da uredimo podatke o dopustu.
2. Podatke bom uredil pozneje izberemo, ko podatkov o dopustu ne želimo urejati takoj , ker bomo dopust ročno vnesli pozneje. 
3. Če pa bomo podatke o dopustu delavcev uredili takoj, na spustnem seznamu izberemo zadnji mesec za koriščenje dopusta.  

• V našem primeru je prikazan mesec junij. 

4. Na preglednici so prikazani samo delavci, ki imajo v nastavitvah vnesen podatek o letnem dopustu ali pa so imeli obračunan dopust. Če pri delavcu ni izpolnjen vsaj en pogoj, na preglednici ni prikazan. V tem primeru podatek o dopustu delavca uredimo ročno.

5. Za vsakega delavca predlaga:

• Število dni letnega dopusta za tekoče leto.
• Število dni dopusta, ki se prenaša iz preteklega leta.
• Na podlagi vnosa vrste izplačila redni dopust na obračunih plač, program prikaže koriščen dopust po mesecih v tekočem letu.
• Podatke lahko uredimo in vnesemo ustrezno število dni dopusta.
• Program samodejno izračuna in prikaže število dni nekoriščenega dopusta.

6. Po končanem urejanju podatkov kliknemo na Začni voditi dopust v dnevih.

Kaj program pripravi?

Po izvedbi prehoda na vodenje dopusta v dnevih, program v meniju Šifranti > Delavci doda zavihek Letni dopusti. V zavihku Letni dopusti lahko enostavno in po datumu natančno pregledujemo, vodimo in urejamo podatke o letnih dopustih delavcev.

Vnos podatkov o dopustu

1. V meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti program prikaže na preglednici delavce, ki so na izbran datum (polje Stanje na dan) zaposleni (imajo vnesen datum zaposlitve v šifrantu). 
2. Izberemo delavca, kateremu želimo urediti podatke o letnem dopustu.

Odmera letnega dopusta po odločbi o dopustu

Za vnos tekočega letnega dopusta kliknemo na Vnesi odmero.

Vnos dopusta po posameznih kriterijih

1. Pri vnosu odmere dopusta program odpre okno za vnos letnega dopusta po posameznih kriterijih. Vnos dopusta po kriterijih je nujen, če želimo v programu za delavca pripraviti obvestilo o odmeri letnega dopusta. Več o pripravi in tiskanju obvestil o odmeri letnega dopusta preberite tukaj.
2.  Preverimo obdobje odmere dopusta. 
   • S klikom na lahko uredimo obdobje za katerega vnašamo odmero letnega dopusta.
   • Na primer v primeru zaposlitve sredi leta ali prenehanja pogodbe o zaposlitvi med letom.
   • V primeru spremembe obdobja, program prikaže dodaten stolpec v katerem samodejno izračuna sorazmeren del dopusta.
3. Vnesemo datum do katerega mora delavec vnesen letni dopust pokoristiti.
   • Na primer do 30.6. naslednjega koledarskega leta oziroma do konca pogodbe o zaposlitvi, če je delavec zaposlen za določen čas.
   • Po tem datumu bo program dopust, ki ga delavec ni porabil, označil kot zapadel.
   • Če datuma ne vnesemo, program smatra, da ni časovne omejitve glede porabe letnega dopusta.
4. Program predlaga kriterije, ki so opredeljeni z Zakonom o delovnih razmerjih:

• Minimalni letni dopust glede na število delovnih dni v letu > program pri izračunu upošteva podatek število dni zaposlitve na teden, ki ga imamo vnesenega v nastavitvah delavca.
  • Če ima delavec vnesen podatek v polju število delovnih dni na teden 6, bo program predlagal (6 dni x 4 tedni) 24 dni minimalnega letnega dopusta.
• Delavec, starejši od 55 let > program upošteva datum rojstva delavca in v koledarskem letu, v katerem delavec dopolni 55 let, samodejno predlaga tri dodatne dni letnega dopusta.
• Mladoletni delavec > program upošteva datum rojstva delavca. V kolikor je delavec v koledarskem letu za katerega vnašamo odmero letnega dopusta mladoleten, program samodejno doda sedem dodatnih dni letnega dopusta.
•  Pri kriterijih:
  • delavec invalid,
  • delavec z najmanj 60 % telesno okvaro,
  • nočni delavec,
  • delavec, ki neguje in varuje otroka, ki potrebuje posebno nego,
  • starši otrok do 15. leta starosti

pa podatke o morebitnem dodatnem dnevu dopusta vnesemo ročno.

5. Naziv kriterijev lahko ročno uredimo oziroma dodamo nov kriterij.

6. Določanje kriterijev si lahko olajšamo s klikom na Predlagaj kriterije. Program ponudi možnost, da kriterije prepišemo:

• Iz prejšnje odmere istega delavca.
• Iz odmere drugega delavca.
  • Program ponudi dodatno polje, kjer na spustnem seznamu izberemo delavca katerega kriteriji želimo, da se predlagajo.
• Manjkajoče privzete kriterije sistema.
• Z označitvijo polja Briši obstoječe kriterije, program podatke oziroma spremembe, ki smo jih predhodno vnesli izbriše in povrne na sistemske nastavitve kriterijev.
• Če želimo, da program predlaga kriterije, izbiro potrdimo s klikom na Potrdi.
• Če pa bomo delavcu kriterije vnesli ročno izberemo Opusti.
  

7. Vpišemo številko dni dopusta, ki delavcu pripada na podlagi posameznega kriterija.

8. Na dnu preglednice je prikazano skupno število dni dopusta delavca.  

9. Po končanem vnosu, podatke shranimo.

10. Če želimo vse vnesene podatke o odmeri letnega dopusta izbrisati in pričeti znova, kliknemo na Briši.

Enostaven vnos dopusta

1. Če v programu ne bomo pripravljali obvestil za delavce o odmeri letnega dopusta in ne želimo vnašati odmero letnega dopusta po kriterijih, odstranimo kljukico pri polju Podroben vnos.
2. Program prikaže okno za enostaven vnos odmere letnega dopusta.
3. Vpišemo število dni dopusta, ki delavcu pripada po odločbi o letnem dopustu.
4. Določimo datum do katerega lahko delavec koristi dopust tekočega leta.
   • Na primer do 30.6. naslednjega koledarskega leta oziroma do konca pogodbe o zaposlitvi, če je delavec zaposlen za določen čas.
   • Po tem datumu program dopust, ki ga delavec ni pokoristil, označi kot zapadel. 
   • Če datuma ne vnesemo, program smatra, da delavec nima časovnih omejitev glede koriščenja letnega dopusta.
5. Podatke shranimo.

Kaj program pripravi?

Program zabeleži število dni odmerjenega dopusta in datum do katerega mora delavec letni dopust koristiti.

Vnos dopusta iz preteklega leta

Vnos dopusta iz preteklega leta vpišemo samo enkrat, takrat ko prvič vnašamo "otvoritev" dopusta za posameznega delavca. Za vsa naslednja leta program samodejno izračuna in prikazuje star dopust. 

1. Če delavec ni v celoti izkoristil dopusta iz preteklega leta, v meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti izberemo ustrezno leto odmere (preteklo leto).
2. Kliknemo Najdi.
3. Program na preglednici prikaže delavce, ki so bili v letu odmere zaposlen.
4. Izberemo delavca, kateremu želimo vnesti star dopust.
5. Kliknemo na Vnesi odmero. 
   
6. Dopust preteklega leta lahko vnesemo po kriterijih ali odstranimo kljukico pri polju Podroben vnos in vpišemo število dni dopusta, ki je delavcu še ostalo ter določimo datum do katerega lahko delavec izkoristi star dopust. 
7. Vnos podatkov shranimo. 

Kaj program pripravi?

Program zabeleži število dni starega dopusta in datum do katerega mora delavec letni dopust pokoristiti. Po tem datumu program dopust, ki ga delavec ni pokoristil, označi kot zapadel. 

Začetno stanje dopusta

Začetno stanje dopusta vnesemo, ko prenašamo dopust delavca (na primer iz drugega programa) z namenom, da se dopust prišteje tekočemu letnemu dopustu.

1. V meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti izberemo delavca. 
2. Program prikaže polje Začetno stanje samo, če nimamo vnesene odmere dopusta (ne v preteklem in ne v tekočem letu.
3. Začetno stanje vnesemo s klikom na .
   
4. Program odpre okno za vnos začetnega stanje letnega dopusta, kjer vnesemo:
   •  Število dni razpoložljivega dopusta.
   • Datum do katerega lahko delavec koristi razpoložljiv dopust.
     
5. Vnos podatkov potrdimo.

Kaj program pripravi?

Program zapiše začetno stanje dopusta. Število dni dopusta prišteje odmeri dopusta v tekočem letu.

Koriščenje dopusta

1. V meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti na preglednici izberemo leto odmere in delavca, kateremu želimo vnesti koriščen dopusti.
   
2. Izberemo mesec, v katerem je delavec koristil dopust.
3. Program odpre okno Koriščenje letnega dopusta.
   • Vpišemo število dni dopusta, ki jih je delavec koristil.
   • Če pa želimo voditi evidenco, katere dneve je bil delavec na dopustu, označimo polje Podroben vnos.
     
4. Program odpre okno za podroben vnos koriščenja dopusta.
   •  Če smo v predhodnem koraku vnesli število dni dopusta, program označi prve dni v izbranem mesecu. Pri samodejno označenih dnevih kljukice odstranimo.
   • Označimo dneve, ko je bil delavec na dopustu.
5.  Vnos podatkov shranimo.

Kaj program pripravi?

Program samodejno zabeleži število dni dopusta, ki jih je delavec koristil v tekočem letu in izračuna koliko dni dopusta ostane za koriščenje.

Na preglednici mesecev zapiše število dni dopusta, ki jih je delavec koristil v posameznem mesecu. V kolikor smo vnesli dopust natančno po posameznih dnevih, program izpiše tudi katere dneve je bil delavec na dopustu.

Program bo v posameznem mesecu vnesen dopust obračunal na novem obračunu plače za isti mesec oziroma, ko delavca dodamo na obračun plače za isti mesec. 

Če imamo že pripravljen osnutek obračuna plače in naknadno v meni Šifrant > Delavci > Letni dopusti vnesemo dopust, ki ga je delavec koristil, moramo obračun plače za posameznega ali vse delavce izbrisati in delavca oziroma delavce na obračun plače ponovno dodati. Na obračunu plače vedno preverimo ure rednega dopusta, ki jih je program samodejno predlagal.

Če vodimo za delavce evidenco delovnega časa v Minimaxu, program vnesene podatke o porabi dopusta v evidenci delovnega časa samodejno prenese v zavihek letni dopusti. Če smo v zavihku letni dopusti pri delavcu že vnesli koriščen dopust, program podatke preveri in jih ne podvoji, temveč dopolni z datumi iz evidence delovnega časa.

Kako je dopust prikazan na plačilni listi?

Program na plačilni listi izpiše podatke o dopustu, ki jih vnesemo na delavcu v meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti. 

Dopust je na plačilni listi prikazan, če v nastavitvah izpisa plačilne liste, v zavihku Ostale nastavitve označimo, da se dopust izpiše na plačilni listi.

Program na plačilni listi prikaže stanje dopusta tako, da od odmerjenega dopusta (najprej starega in nato od tekočega dopusta) samodejno odšteva dneve dopusta koriščenega v tekočem letu.

Pregled dopusta

1. V meniju Šifranti > Delavci izberemo zavihek Letni dopusti.
   • Na preglednici je za vsakega delavca za posamezno koledarsko leto prikazano: 
     • Število dni odmerjenega dopusta.
     • Število dni dopusta, ki ga delavec že koristil.
     • Koliko dni dopusta je še ostalo za koriščenje.
     • Število dni zapadlega dopusta.
     • Datum priprave obvestila o odmeri letnega dopusta.
   • Pregled dopusta lahko omejimo glede na:
     • Stanje na določen dan.
     • Leto odmere.
     • Posameznega delavca.
     • Ali smo delavcu že vnesli odmero ali ne.
     • Obdobje priprave obvestila o odmeri letnega dopusta.
       
       
   • Preglednico letnih dopustov lahko:
     • s klikom nanatisnemo ali
     • s klikom na izvozimo v Excel preglednico.
2. Če želimo preveriti evidenco dopusta posameznega delavca ga na preglednici izberemo. Program prikaže:
   • Število dni dopusta v posameznem koledarskem letu.
   • Številko dni, ki jih je delavec že koristil.
   • Število dni, ki ostane za koriščenje. 
   • Kdaj je delavec dopust koristil.

Vrnitev na vodenje dopusta v urah 

1. V meniju Šifranti > Delavci izberemo zavihek Letni dopusti.
2. Kliknemo na in izberemo Vodenje dopusta v urah.
3. Program nas opozori na prehod na vodenje letnih dopustov v urah pri obračunu plač, zaradi česar napredne funkcionalnosti ne bodo dostopne.
4. Če smo prepričani, da želimo voditi letni dopust v urah, izberemo Začni voditi dopust v urah.
5. Program v meniju Šifranti > Delavci odstrani zavihek Letni dopusti.

Ponoven prehod na vodenje dopusta v dnevih

Vodenje dopusta v dnevih lahko kadarkoli ponovno aktiviramo.

1. V meniju Šifranti > Delavci pri vnosu dopusta delavca program ponovno prikaže obvestilo o možnosti prehoda na vodenje dopusta v dnevih.
2. S klikom na povezavo v obvestilu aktiviramo prehod na vodenje dopusta v dnevih.
3. Glede na to, da smo podatke o dopustu v dnevih prehodno že vnesli, program ponudi možnost, da:
   • predhodno vnesene podatke dopusta v dnevih ohranimo ali 
   • predhodno vnesene podatke dopusta v dnevih izbrišemo. 
4. Če izberemo ohrani podatke dopusta v dnevih in kliknemo Začni voditi dopust v dnevih, program v meniju Šifranti > Delavci ponovno doda zavihek Letni dopusti in vpiše predhodno vneseni dopust delavcev.
   
5. Če izberemo briši podatke dopusta v dnevih, program ponovno prikaže osnovno preglednico, kjer lahko uredimo podatke o starem in tekočem dopustu. S klikom na Začni voditi dopust v dnevih, program v meniju Šifranti > Delavci ponovno doda zavihek Letni dopusti in prepiše v preglednici vnesen dopust delavcev.