Vodenje koriščenja letnega dopusta v dneh je mogoče na tri načine:

• Preko Evidence delovnega časa, od koder se podatki prenašajo v Evidenco dopusta na delavcu in v obračun plače, ali
• Preko Evidence dopusta na delavcu, od koder se podatki prenesejo v obračun plače, ali
• Preko obračuna plače, od koder se podatki prenesejo v Evidenco dopusta na delavcu.

V vseh treh primerih se podatek o preostalih dneh letnega dopusta z ustrezno nastavitvijo izpisa prikaže na plačilni listi za delavca.

Navodilo se nanaša na vnos števila dni letnega dopusta preko obračuna plače.

Vnos letnega dopusta v dnevih preko obračuna plače

Če v programu vnašamo odmero in koriščenje letnega dopusta v dnevih, Minimax poleg vodenja dopusta omogoča tudi vnos števila dni letnega dopusta na obračunu plače, hkrati ko vnašamo ure za obračun nadomestila za letni dopust. To pomeni, da program tudi pri vnosu dopusta v dnevih na obračunu plače, odšteje število dni dopusta in prikaže koliko dopusta delavcu še ostane za koriščenje tako v zavihku letni dopusti kot tudi na izpisu plačilne liste.

Da lahko na obračunu plače poleg ur vnašamo tudi podatek o letnem dopustu v dnevih morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

• Obvezno moramo imeti aktivirano vodenje dopusta v dnevih. 
• Izbrana vrsta obračuna Plača, Zaostala izplačila in nadomestila plač ter Izredna izplačila.
• Pred vnosom obračuna plače v Evidenci delovnega časa in/ali Evidenci dopusta  (zavihek Letni dopusti) ne smemo imeti vpisanih dni koriščenega dopusta za izbrani mesec. Namreč v tem primeru vnos dni letnega dopusta na obračunu plače ni mogoč. Dneve dopusta v tem primeru urejamo na izvoru (to pomeni v Evidenci delovnega časa in/ali Evidenci dopusta).

 Vnos letnega dopusta na obračunu plače

1.  V meniju Plače > Obračun plače s klikom na Nova plača odpremo nov obračun plače.
2. Na prvem koraku obračuna plače (v nastavitvah obračuna plače), na zavihku Osnovni podatki, na dnu strani dodamo kljkico pri polju Vnos dopusta v dnevih preko plač.
   
   • Nastavitev vnos dopusta v dnevih preko plač omogoča, da pri dodajanju obračunske vrstice z vrsto izplačila > Redni dopust poleg ur za obračun plače vpišemo tudi število dni koriščenega dopusta za vpis v evidenco dopustov.
   • V primeru spremembe si program nastavitev zapomni in jo predlaga pri naslednjem vnosu obračuna plače.
   • Sprememba nastavitve ni mogoča (polje je sivo), če:
     
     
     • Smo na obračun plače že dodali vrsto izplačila > redni dopust in vnesli podatke o številu ur oziroma dni dopusta.
     • Uporabljamo evidenco delovnega časa ali smo dopust že vnesli evidenco dopustov (zavihek Letni dopusti) in je program pri vnosu novega obračuna plače že prepisal podatke dopusta iz omenjenih evidenc.

3. Na drugem koraku obračuna plače dodamo obračunsko vrstico z Vrsto izplačila > Redni dopust. Program odpre okno za obračun nadomestila za letni dopust, kjer vnesemo:

• Število enot > to je število ur, ko je bil delavec na dopustu. Program bo vnesen podatek prepisal na obračun plače. Polje je obvezno.
• Število dni > program na podlagi vpisanega števila ur in glede podatek število ur in število dni zaposlitve na teden, ki ga imamo vpisanega v nastavitvah delavca samodejno predlaga število dni. Predlagano število dni lahko ročno popravimo.
  

Če vodimo dopust v zavihku letni dopusti oziroma v evidenci delovnega časa, program pri vnosu novega obračuna plače prepiše podatke o letnem dopustu iz omenjenih evidenc. V tem primeru program na obračunu plače NE ponudi možnosti vnosa števila dni dopusta, temveč samo število ur za obračun plače.

4. S klikom na Potrdi, program zmanjša:

• za vpisano število enot ure rednega dela ter 
• zmanjša število dni za prevoz na delo in 
• zmanjša število dni za prehrano na delu.

5. Na obračunu plače delavca pa prikaže število ur in število dni rednega dopusta.

Kaj program pripravi?

1. Ko obračun plače shranimo, program podatek o dopustu v dnevih prepiše v Evidenco dopusta (meni Šifranti > Delavci > zavihek Letni dopusti).

• Število dni dopusta v evidenci dopusta lahko spremenimo, vendar v tem primeru beleženje letnega dopusta tega delavca za ta mesec ne bo več potekalo preko obračuna plače, temveč se bo upošteval podatek, ki ga imamo vnesenega v zavihku Letni dopusti. To pomeni, da bo program na izpisu plačilne liste upošteval dopust iz zavihka Letni dopusti in NE dopust vnesen na obračunu plače.
• Če smo obračun plače že shranili in je program podatke o dopustu v dnevih že vpisal v Evidenco dopusta ter nato obračun plače izbrišemo, program podatka o koriščenem dopustu iz evidence dopustov (zavihek Letni dopusti) NE izbriše. Zato program pri novem vnosu obračuna plače oziroma ko delavca dodamo na obračun plače prepiše podatke o dopustu iz evidence (zavihek Letni dopusti). 
• Če na shranjenem obračunu plače popravimo število dni rednega dopusta in obračun plače delavca ponovno shranimo, bo program v evidenci dopusta posodobil število dni dopusta, ki ga je delavec koristil.

2. Če imamo v nastavitvah izpisa plačilne liste, v zavihku Ostale nastavitve, označeno nastavitev Izpis podatkov o dopustu, program na plačilni listi delavca prikaže število dni dopusta, ki delavcu še ostajajo za koriščenje, pri čemer upošteva dopust, ki smo ga vnesli na obračunu plače.

Več o vodenju evidence dopusta preberite tukaj.