Program Minimax omogoča izdajo e-računov.
Nastavitve stranke
Najprej uredimo nastavitve na stranki:
1. V meniju Šifrant > Stranke na razdelku Poslovni podatki > izberemo opcijo v polju Izdajanje e-računov.
- Za uvoz v banko,
- za uvoz v BizBox,
- Za pošiljanje po e-pošti.
2. Program prikaže polje Interna številka > vnesemo podatke. Gre za podatek, ki ga zahtevajo določeni prejemniki e-računov na podlagi katerega sortirajo dokument v ustrezno pisarno. Običajno so to proračunski uporabniki.
Vnos izdanega e-računa
Ko imamo urejene vse nastavitve znotraj menija šifranta stranke, vnesemo e-račun.
1. V meniju > Poslovanje > Izdani računi > kliknemo Nov.
2. Izpolnimo vsa obvezna polja izdanega računa.
3. Pri e-računih izpolnimo tudi polja:
- Osnova za račun,
- Vrsta in datum osnove,
- koda namena.
Vnos podatka o interni številki, osnovi za račun, vrsti in datumu osnove ter kode namena je nujen s 1.1.2016. Brez vnosa omenjenega je oddaja računa onemogočena.
4. Po zaključku vnosa račun potrdimo s klikom Izstavi.
5. Elektronsko podpišemo > Podpiši e-račun.
- Pred podpisovanjem namestimo podpisno komponento.
6. Pošljemo prek gumba > Izdani e-računi.
Pri izdelavi izdanega e-računa program pripravi tri datoteke:
- e-račun (xxxx-xx-e-racun.xml),
- ovojnica e-računa (xxxx-xx.xml)
- račun v formatu PDF (npr. xxxx-xx.pdf).
Pošiljanje izdanih e-računov
1. Uvoz v BizBox
E-račune posredujemo preko spletnega portala BizBox.
1. Naprej uredimo registracijo v BizBox in nastavitve za BizBox v programu.
2. V meniju Šifrant > Stranke, pri izbrani stranki imamo določeno v polju > Izdajanje e-računov > Za uvoz v BizBox.
3. Program ob vnosu izdanega računa pripravi e-račun z načinom prenosa BizBox .
4. Z izbiro računa ter s klikom na Pošlji račune bo račun avtomatsko prenesen na omenjeni portal.
5. Za uspešno prenesen račun, se bo znotraj polja status pojavila kljukica.
6. Poleg obveznih priponk s klikom na zapis Priponke dodajamo še poljubne dokumente (skupna dovoljena velikost priponk je 1MB).
7. Preberite tudi kako preverimo, če je bil e-račun uspešno poslan > tukaj.
2. Uvoz v bančni program
V meniju Šifrant > tranke, pri izbrani stranki imamo določeno v polju Izdajanje e-računov > Za uvoz v banko.
1. V meniju Poslovanje > Izdani računi pripravimo nov račun za stranko in ga izstavimo.
2. Nato kliknemo Izdani e-računi.
3. V preglednici najdemo račune, ki še niso bili obdelani.
4. Na pregledu izdanih e-računov označimo e-račune, ki jih želimo pripraviti za pošiljanje. Označimo lahko posamezne račune ali pa odkljukamo zgornjo kljukico v stolpcu s čimer bodo označeni vsi neobdelani računi.
5. Kliknemo Pošlji račune. Program pripravi datoteko ERačuni-(datum).zip, ki za vsak izdani e-račun vsebuje:
- e-račun,
- ovojnico e-računa,
- izdani račun v formatu PDF.
Označene e-račune po pripravi datoteke program samodejno premakne v arhiv izdanih e-računov.
6. Datoteko shranimo na računalnik in jo razpakiramo.
7. E-račune uvozimo v bančni program.
Minimax omogoča pripravo in prejem računov po Halcom standardu in ZBS standardu.
V primeru sprememb na informacijskih sistemih posameznih bank, program Minimax ne zagotavlja oz. prevzema odgovornost za optimalno delovanje.
Seznam bank, ki podpirajo Halcom in ZBS standard
BIC Banke | Naziv banke | Pošiljanje e-Računov |
ABANSI2X | ABANKA VIPA d.d. | Po Halcom standardu |
SBCESI2X | BANKA CELJE d.d. | Po ZBS standardu |
BAKOSI2X | BANKA KOPER d.d. | Po ZBS standardu |
BSLJSI2X | BANKA SLOVENIJE | Po ZBS standardu |
KSPKSI22 | BANKA SPARKASSE d.d. | Po ZBS standardu |
BFKKSI22 | BKS, Podružnica | Po ZBS standardu |
HDELSI22 | Delavska hranilnica d.d. Ljubljana | Po ZBS standardu |
SZKBSI2X | DEŽELNA BANKA SLOVENIJE d.d. | Po ZBS standardu |
FCTBSI2X | FACTOR BANKA d.d. | Po ZBS standardu |
GORESI2X | GORENJSKA BANKA d.d., KRANJ | Po ZBS standardu |
HKVISI22 | Hranilnica in posojilnica Vipava d.d. | Po ZBS standardu |
HLONSI22 | Hranilnica LON, d.d., Kranj | Po ZBS standardu |
HAABSI22 | HYPO ALPE-ADRIA-BANK d.d. | Po Halcom standardu |
KBMASI2X | NOVA KREDITNA BANKA MARIBOR d.d. | Po ZBS standardu |
LJBASI2X | NOVA LJUBLJANSKA BANKA d.d. | Po Halcom standardu |
PBSLSI22 | POŠTNA BANKA SLOVENIJE, d.d. | Po ZBS standardu |
PROBSI2X | PROBANKA, d.d. | Po ZBS standardu |
KREKSI22 | RAIFFEISEN BANKA d.d. | Po ZBS standardu |
SABRSI2X | Sberbank banka d.d. | Po ZBS standardu |
SKBASI2X | SKB BANKA d.d. LJUBLJANA | Po ZBS standardu |
BACXSI22 | UNICREDIT BANKA SLOVENIJA d.d. | Po Halcom standardu |
VSGKSI22 | ZVEZA BANK, PODRUŽNICA LJUBLJANA | Po ZBS standardu |
3. Pošiljanje po e-pošti
1. V meniju Šifrant > Stranke, pri izbrani stranki imamo določeno v polju > Izdajanje e-računov > Za pošiljanje po e-pošti.
- ter na zavihku Stiki vnesen e-poštni naslov.
2. V meniju Poslovanje > Izdani računi pripravimo nov račun za izbrano stranko in ga izstavimo.
Imamo dve možnosti za pošiljanje po e-pošti:
1. Na pogledu računa s klikom na Pošlji po e-pošti, posredujemo stranki račun.
Program pripravi priponke:
- e-račun,
- ovojnico e-računa,
- izdani račun v formatu PDF.
2. Za množično pošiljanje e-računov (če imamo veliko strank oziroma veliko računov za isto stranko) pa uredimo na sledeči način:
- V meniju Poslovanje > Izdani računi > kliknemo Izdani e-računi.
- Na preglednici e-računov označimo e-račune, katere bomo posli po e-pošti.
- Kliknemo Pošlji račune.
- Program odpre okno z vnosom vsebine e-pošte. Po želji lahko spremenimo vsebino tega in nato kliknemo Pošlji račune. Program bo vsebino e-pošte predlagal tudi pri naslednjem masovnem pošiljanju.
