Navodilo velja za pripravo oziroma izdajo in pošiljanje e-računov.

Nastavitve stranke

Najprej uredimo nastavitve na stranki:

1. V meniju Šifrant > Stranke na razdelku Poslovni podatki
2. izberemo opcijo v polju Izdajanje e-dokumentov.
   • Za pošiljanje preko ponudnika.
   • Za pošiljanje po e-pošti.
   • Za izvoz v datoteko.
3. Program prikaže polje Interna številka > vnesemo podatke. 
   • Gre za podatek, ki ga zahtevajo določeni prejemniki e-računov, na podlagi katerega sortirajo dokument v ustrezno pisarno. Običajno so to proračunski uporabniki.
4. V polju Verzija sloga program ponudi privzeti e-slog.

Vnos izdanega e-računa

Ko imamo urejene vse nastavitve v meniju Šifranti > Stranke, vnesemo e-račun.

1. V meniju Poslovanje > Izdani računi kliknemo Nov.
2. Izpolnimo vsa obvezna polja izdanega računa.
3. Pri e-računih obvezno izpolnimo tudi polja:
   • Osnova za račun.
   • Referenčni dokument in datum.
   • Koda namena.
4. Po zaključku vnosa račun potrdimo s klikom Izstavi.

Vnos podatka o interni številki, osnovi za račun, vrsti in datumu osnove ter kode namena je nujen s 1. 1. 2016. Brez vnosa omenjenega je oddaja računa onemogočena.

• Pri izstavitvi oziroma pošiljanju izdanega e-računa program pripravi tri datoteke:
  • e-račun (xxxx-xx-e-racun.xml),
  • ovojnica e-računa (xxxx-xx.xml),
  • račun v formatu PDF (npr. xxxx-xx.pdf).
• Poleg obveznih priponk lahko s klikom na zapis Priponke dodamo še poljubne dokumente. Skupna dovoljena velikost priponk je 1MB.

Pošiljanje izdanih e-računov

Pripravljene e-račune najdemo v meniju Poslovanje > Izdani računi, v zavihku Izdani e-računi oziroma v meniju Nabiralnik > izhodni dokumenti. 

1. Prenos preko izbranega ponudnika

E-račune lahko pošiljamo preko internega omrežja Edonet in preko portala BizBox. V ta namen najprej uredimo registracijo v izbran portal in nastavitve v programu.

1. V meniju Šifrant > Stranke, pri izbrani stranki, določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za pošiljanje preko ponudnika. Program pri vnosu izdanega računa pripravi e-račun z načinom prenosa preko izbranega ponudnika.
2. Potrjene e-račune najdemo v zavihku Izdani e-računi oziroma v meniju Nabiralnik > Izhodni dokumenti.
3. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
4. E-račune, ki jih želimo poslati preko ponudnika, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
5. Kliknemo na.
6. Program izpiše opozorilo, kateri e-računi bodo poslani.
7. Kliknemo Potrdi.
8. Program bo označene e-račune avtomatsko prenesel na izbran portal in jih umaknil iz preglednice izhodnih dokumentov.
9. Status e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. Pri uspešno prenesenem e-računu je znotraj stolpca Status izrisana. S klikom na ikono preverimo:
   • Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun obdelal in opis.
   • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).

Kako preverimo, če je bil e-račun uspešno posredovan preko izbranega ponudnika, preberite tukaj.

2. Uvoz v bančni program

Če bomo pošiljali e-račune po bančni poti:

1. V meniju Šifranti > Stranke pri izbrani stranki določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za izvoz v datoteko.
2. V meniju Poslovanje > Izdani računi vnesemo nov račun za stranko in ga izstavimo.
3. Izberemo zavihek Izdani e-računi oziroma odpremo meni Nabiralnik > Izhodni dokumenti. 
4. V preglednici najdemo e-račune, ki še niso bili obdelani. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
5. E-račune, ki jih želimo pripraviti za pošiljanje oziroma uvoziti v spletno banko, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
6. Kliknemo na.
7. Program izpiše opozorilo, kateri e-računi bodo poslani.
8. Kliknemo Potrdi.
9. Program pripravi datoteko EDokument-(datum).zip, ki za vsak izdani e-račun vsebuje:
   • e-račun,
   • ovojnico e-računa,
   • izdani račun v formatu PDF.
10. Po pripravi datoteke program označene e-račune samodejno umakne iz preglednice izhodnih dokumentov. 
11. Pripravljeno datoteko zip shranimo na računalnik in jo uvozimo v bančni program.
12. Status e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. 
    • Pri uspešno prenesenem e-računu je v stolpcu Status izrisana.
    • Pri preklicanem računu je v stolpcu Status izrisan.
    • Če e-računa še nismo poslali (obdelali), pa je polje prazno. 
    • S klikom na ikono preverimo:
      •  Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun obdelal in opis.
      • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na ) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).

Minimax omogoča pripravo in prejem računov po Halcom standardu in ZBS standardu.

V primeru sprememb na informacijskih sistemih posameznih bank, program Minimax ne zagotavlja oz. prevzema odgovornost za optimalno delovanje.

Seznam bank, ki podpirajo Halcom in ZBS standard

3. Pošiljanje po e-pošti

Če bomo pošiljali e-račune po e-pošti:

1. Uredimo nastavitve stranke tako, da v meniju Šifranti > Stranke pri izbrani stranki določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za pošiljanje po e-pošti.
2. Nato na zavihku Stiki, s klikom na Nov vnesemo ime in priimek stika ter e-poštni naslov. (lahko vnesemo več stikov).
3. V meniju Poslovanje > Izdani računi pripravimo nov račun za izbrano stranko in ga izstavimo.
4. Imamo dve možnosti za pošiljanje po e-pošti 

Pošiljanje posamičnega računa po e-pošti

1. Na pogledu računa kliknemo na gumb.
2. Sporočilo  istočasno lahko pošljemo na več naslovov:
   • v polje Za, program prepiše privzeti stik iz šifranta stranke 
   • če imamo na stranki vnesenih več stikov bo program prikazal tudi ostale stike, kateri pa ostanejo zasenčeni, če jim dodamo kljukico, bo program poslal dokument 
   • v polje KP > je privzet e-naslov pošiljatelja, lahko dodamo kljukico Pošlji mi kopijo, za lastno evidenco. V tem primeru pa program pošlje sporočilo s priponko računa v naš poštni odjemalec (outlook) med prejeta sporočila, katero nato premaknemo v mapo za evidenco sporočil iz Minimaxa (naprimer odpremo novo mapo v odjemalcu).
   • v polje Odgovori na: vneseno e-naslov, na katerega lahko prejemnik sporočila odgovori.
   • polje Zadeva se prepiše iz naslova pripravljenega dokumenta, ki pa ga lahko ročno spremenimo,
   • v polje Vsebina vpišemo vsebino sporočila, ki je namenjena prejemniku. Ta se ohrani za istega kupca.
   • Priponke: lahko pošiljamo:
     • obstoječe priponke : možnost imamo, da obstoječe priponke ne pošiljamo ( to uredimo s klikom na kljukico na koncu priponke).
     • dodamo nove priponke:  prek gumba Dodaj priponko (novih priponk program ne shranjuje)
3. Program pripravi priponke:
   • e-račun, (zip)
   • izdani račun v formatu PDF.
     

Množično pošiljanje e-računov po e-pošti

Če imamo veliko e-računov za različne stranke oziroma veliko e-računov za isto stranko, lahko vse e-račune pošljemo strankam hkrati.

1. V meniju Poslovanje > Izdani računi izberemo zavihek Izdani e-računi oziroma odpremo meni Nabiralnik > Izhodni dokumenti.
2. Na preglednici najdemo e-račune, ki še niso bili poslani. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
3. E-račune, ki jih želimo poslati po e-pošti, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
4. Kliknemo na.
5. Program izpiše obvestilo, kateri e-računi bodo poslani. 
6. Kliknemo na Potrdi.
7. Program odpre okno z vsebino elektronske pošte, ki jo lahko poljubno uredimo. Prav tako lahko spremenimo naslov elektronske pošte, na katerega stranka lahko odgovori. 
   • Nov elektronski naslov za odgovor in spremenjeno vsebino elektronskega sporočila si program zapomni in predlaga pri naslednjem pošiljanju e-računov.
8. Kliknemo Pošlji.
   • 
9. Program poslane e-račune samodejno umakne iz preglednice izhodnih dokumentov. 
10. Status poslanega e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. 
    • Pri uspešno poslanem e-računu je v stolpcu Status izrisana .
    • Pri preklicanem računu je v stolpcu Status izrisan .
    • Če e-računa še nismo poslali pa je polje prazno. 
    • S klikom na ikono preverimo:
      • Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun poslal in opis.
      • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na ) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).