Navodilo velja za pripravo oziroma izdajo in pošiljanje e-računov.

Nastavitve stranke

Najprej uredimo nastavitve na stranki:

1. V meniju Šifrant > Stranke v razdelku Poslovni podatki
2. izberemo opcijo v polju Izdajanje e-dokumentov.
   • Za pošiljanje preko ponudnika.
   • Za pošiljanje po e-pošti.
   • Za izvoz v datoteko.
3. v polje Interna številka > vnesemo podatke. 
   • Gre za podatek, ki ga zahtevajo določeni prejemniki e-računov, na podlagi katerega sortirajo dokument v ustrezno pisarno. Običajno so to proračunski uporabniki.
4. V polju Verzija sloga program ponudi privzeti e-slog.

Vnos izdanega e-računa

Ko imamo urejene vse nastavitve v meniju Šifranti > Stranke, vnesemo e-račun.

1. V meniju Poslovanje > Izdani računi kliknemo Nov.
2. Izpolnimo vsa obvezna polja izdanega računa.
3. Pri e-računih obvezno izpolnimo tudi polja:
   • Referenčni dokument in datum.
   • Osnova za račun.
     • Program predlaga osnovo za račun iz prejšnjega e-računa za isto stranko samo v primeru vrste osnove (referenčni dokument) pogodba. V ostalih primerih pusti polje osnova za račun prazno.
   • Koda namena.
4. Po zaključku vnosa račun potrdimo s klikom Izstavi.

Vnos podatka o interni številki, osnovi za račun, vrsti in datumu osnove ter kode namena je nujen. Brez vnosa omenjenega je oddaja e-računa onemogočena.

• Pri izstavitvi oziroma pošiljanju izdanega e-računa program pripravi datoteko EDokument-(datum).zip, ki za vsak izdani e-račun vsebuje:
  • e-račun 
  • ovojnica e-računa 
  • račun v formatu PDF 
• Poleg obveznih priponk lahko s klikom na zapis Priponke dodamo še poljubne dokumente. Skupna dovoljena velikost priponk je 10 MB.

Pošiljanje izdanih e-računov

Pripravljene e-račune najdemo v meniju Poslovanje > Izdani računi, v zavihku Izdani e-računi oziroma v meniju Nabiralnik > izhodni dokumenti. 

1. Prenos preko izbranega ponudnika

E-račune lahko pošiljamo preko portala BizBox. V ta namen najprej uredimo registracijo v izbran portal in nastavitve v programu.

1. V meniju Šifrant > Stranke, pri izbrani stranki, določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za pošiljanje preko ponudnika. Program pri vnosu izdanega računa pripravi e-račun z načinom prenosa preko izbranega ponudnika.
2. Potrjene e-račune najdemo v zavihku Izdani e-računi oziroma v meniju Nabiralnik > Izhodni dokumenti.
3. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
4. E-račune, ki jih želimo poslati preko ponudnika, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
5. Kliknemo na.
6. Program izpiše opozorilo, kateri e-računi bodo poslani.
7. Kliknemo Potrdi.
8. Program bo označene e-račune avtomatsko prenesel na izbran portal in jih umaknil iz preglednice izhodnih dokumentov.
9. Status e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. Pri uspešno prenesenem e-računu je znotraj stolpca Status izrisana. S klikom na ikono preverimo:
   • Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun obdelal in opis.
   • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).

Kako preverimo, če je bil e-račun uspešno posredovan preko izbranega ponudnika, preberite tukaj.

2. Uvoz v bančni program

Če bomo pošiljali e-račune po bančni poti:

1. V meniju Šifranti > Stranke pri izbrani stranki določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za izvoz v datoteko.
2. V meniju Poslovanje > Izdani računi vnesemo nov račun za stranko in ga izstavimo.
3. Izberemo zavihek Izdani e-računi oziroma odpremo meni Nabiralnik > Izhodni dokumenti. 
4. V preglednici najdemo e-račune, ki še niso bili obdelani. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
5. E-račune, ki jih želimo pripraviti za pošiljanje oziroma uvoziti v spletno banko, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
6. Kliknemo na.
7. Program izpiše opozorilo, kateri e-računi bodo poslani.
8. Kliknemo Potrdi.
9. Program pripravi datoteko EDokument-(datum).zip, ki za vsak izdani e-račun vsebuje:
   • e-račun,
   • ovojnico e-računa,
   • izdani račun v formatu PDF.
10. Po pripravi datoteke program označene e-račune samodejno umakne iz preglednice izhodnih dokumentov. 
11. Pripravljeno datoteko zip shranimo na računalnik in jo uvozimo v bančni program.
12. Status e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. 
    • Pri uspešno prenesenem e-računu je v stolpcu Status izrisana.
    • Pri preklicanem računu je v stolpcu Status izrisan.
    • Če e-računa še nismo poslali (obdelali), pa je polje prazno. 
    • S klikom na ikono preverimo:
      •  Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun obdelal in opis.
      • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na ) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).

Minimax omogoča pripravo in prejem računov po Halcom standardu in ZBS standardu.

V primeru sprememb na informacijskih sistemih posameznih bank, program Minimax ne zagotavlja oz. prevzema odgovornost za optimalno delovanje.

Seznam bank, ki podpirajo Halcom in ZBS standard

3. Pošiljanje po e-pošti

Če bomo pošiljali e-račune po e-pošti:

1. Uredimo nastavitve stranke tako, da v meniju Šifranti > Stranke pri izbrani stranki določimo v polju Izdaja e-dokumentov > Za pošiljanje po e-pošti.
2. Nato na zavihku Stiki, s klikom na Nov vnesemo ime in priimek stika ter e-poštni naslov. (lahko vnesemo več stikov).
3. V meniju Poslovanje > Izdani računi pripravimo nov račun za izbrano stranko in ga izstavimo.
4. Imamo dve možnosti za pošiljanje po e-pošti 

Pošiljanje posamičnega računa po e-pošti

1. Na pogledu računa kliknemo na gumb.
2. Sporočilo istočasno lahko pošljemo na več naslovov:
   • V polje Za program prepiše privzeti stik iz šifranta stranke.
     • Če imamo na stranki vnesenih več stikov bo program prikazal tudi ostale stike, vendar so zasenčeni. Če jih označimo s kljukico, jih dodamo kot prejemnike.
     • Račun lahko pošljemo na največ deset elektronskih naslovov. 
   • V polju Kp je privzet elektronski naslov pošiljatelja. Če označimo polje Pošlji mi kopijo, program pošlje sporočilo s priponko računa v naš poštni odjemalec med prejeta sporočila (za lastno evidenco).
   • V polje Odgovori na vneseno e-naslov, na katerega nam lahko prejemnik sporočila odgovori.
   • Zadevo program predlaga iz naslova pripravljenega dokumenta. Zadevo lahko ročno spremenimo.
   • Program predlaga vsebino sporočila, ki je namenjena prejemniku. Predlagano besedilo lahko uredimo. Program jo predlaga pri naslednjem pošiljanju istemu kupcu. 
   • Priponke:
     • Če predlagane priponke ne želimo posredovati, odstranimo kljukico na koncu priponke.
     • S klikom na Dodaj priponko lahko dodamo nove priponke. Dodanih priponk program ne shrani.
     • Omejitev velikosti priponk je 3MB.
3. Program pripravi priponke:
   • e-račun (zip),
   • izdani račun v formatu PDF.
     

Množično pošiljanje e-računov po e-pošti

Če imamo veliko e-računov za različne stranke oziroma veliko e-računov za isto stranko, lahko vse e-račune pošljemo strankam hkrati.

1. V meniju Poslovanje > Izdani računi izberemo zavihek Izdani e-računi oziroma odpremo meni Nabiralnik > Izhodni dokumenti.
2. Na preglednici najdemo e-račune, ki še niso bili poslani. Program samodejno zapiše datum in čas potrditve računa, način prenosa in opis. 
   • Opis lahko poljubno uredimo s klikom na
3. E-račune, ki jih želimo poslati po e-pošti, označimo. 
   • Označimo lahko enega ali več e-računov.
4. Kliknemo na.
5. Program izpiše obvestilo, kateri e-računi bodo poslani. 
6. Kliknemo na Potrdi.
7. Program odpre okno z vsebino elektronske pošte, ki jo lahko poljubno uredimo. Prav tako lahko spremenimo naslov elektronske pošte, na katerega stranka lahko odgovori. 
   • Nov elektronski naslov za odgovor in spremenjeno vsebino elektronskega sporočila si program zapomni in predlaga pri naslednjem pošiljanju e-računov.
8. Kliknemo Pošlji.
9. Program poslane e-račune samodejno umakne iz preglednice izhodnih dokumentov. 
10. Status poslanega e-računa preverimo tako, da označimo polje prikaži tudi obdelane. 
    • Pri uspešno poslanem e-računu je v stolpcu Status izrisana .
    • Pri preklicanem računu je v stolpcu Status izrisan .
    • Če e-računa še nismo poslali pa je polje prazno. 
    • S klikom na ikono preverimo:
      • Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun poslal in opis.
      • Xml datoteko in PDF računa > xml datoteko in PDF izpis računa lahko natisnemo (s klikom na ) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).