Številčenje dokumentov

Dokumente program Minimax številči samodejno znotraj koledarskega leta za vsako vrsto dokumentov posebej, pri čemer lahko določimo številko pri prvem vnosu dokumenta.

Pri prehodu v novo leto program na podlagi datuma začne novo številčenje znotraj leta.

Ločena številčenja lahko določimo za več knjig:

  • Izdane računi.
  • Prejete računi.
  • Predračuni.

Primer: Na izdanih računih želimo določiti ločeno številčenje za domače račune, račune v EU, avansne račune in dobropise.


Samodejno številčenje

1. V meniju Nastavitve izberemo Številčenje dokumentov.

2. Kliknemo Nov.

3Izberemo vrsto listine: (izdani računi, prejeti računi, predračuni).

  • V našem primeru izberemo vrsto listine > Izdani računi.

4. Način številčenja: izberemo Samodejno številčenje

5. Vpišemo šifro:

  • sestavljena je lahko iz največ pet črk in/ali številk.
  • Program šifro prikaže v spustnem seznamu pri izbiri številčenja na vnosu izdanega računa. 

6. Vpišemo naziv: ime knjige, ki ga program prikaže v spustnem seznamu pri izbiri številčenja na vnosu izdanega računa.

7.  V polju POS račun dodamo kljukico, če urejamo nastavitev številčenja za davčno potrjene račune in želimo nastaviti pripravi in tiskanje pos računa.

8. Izberemo analitiko, ki jo bo program predlagal skupaj z izbranim številčenjem na vnosu prometa.

9. Naj se predlaga: s kljukico označimo tisto vrsto številčenja, ki jo najpogosteje uporabljamo na določeni vrsti dokumenta.

10. Številka za referenco: program jo upošteva na plačilnih nalogih in bančnih izpiskih (za zapiranje postavk).    

11. Uporaba: Če odstranimo kljukico, program ob vnosu računov, ne bo več predlagal tega številčenja. To funkcijo uporabimo, če številčenja ne potrebujemo več.

 

Ročno številčenje izdanih računov

Ta vrsta številčenja je namenjena knjiženju že izdanih računov (v drugem programu), zato pri ročnem številčenju program ne pripravi dokumenta izdanega računa, temveč le temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu.

1. V meniju Nastavitve izberemo Številčenje dokumentov.

2. Kliknemo na gumb Nov.

3Izberemo vrsto listine:  Izdani računi.

4. Način številčenja: izberemo Ročni vnos

5. Vpišemo naziv: ime »knjige«, ki se prikaže v spustnem seznamu pri izbiri številčenja na dokumentu.

6. Izberemo analitiko, ki jo bo program predlagal skupaj z izbranim številčenjem na vnosu prometa.

7. Naj se predlaga: s kljukico označimo tisto vrsto številčenja, ki jo najpogosteje uporabljamo na določeni vrsti dokumenta.

8. Številka za referenco: program jo upošteva na plačilnih nalogih in bančnih izpiskih (za zapiranje postavk).    

9. Uporaba: Če odstranimo kljukico, program ob vnosu računov, ne bo več predlagal tega številčenja. To funkcijo uporabimo, če številčenja ne potrebujemo več.

Pomembno

Pri ročnem številčenju program ne preverja in ne predlaga zaporedja številčenja, zato bodimo pozorni pri vnašanju zaporednih številk. Sicer imamo možnost vrivanja in brisanja teh računov.

Ročni vnos številčenja tudi ni mogoč pri POS računih.

Delovanje številčenja

  • Če imamo v meniju Številčenje dokumentov vsaj en zapis za posamezno vrsto listin, bo program pri vnosu te vrste listine prikazal dodatno polje Številčenje
  • Pri vnosu dokumenta moramo izbrati vrsto številčenja. Program bo privzeto predlagal knjigo, za katero smo določili naj se predlaga. 
  • Program dokumente številči znotraj vsake knjige samodejno v obliki ŠifraLeto-ŠtevilkaRačuna (na primer SL2019-01).
  • Na osnovni preglednici dokumentov program prikaže vse dokumente, ne glede na vrsto številčenja. Pregled lahko omejimo s pomočjo gumba Napredno iskanje in z izbiro knjige v polju Številčenje.
V tem prispevku