Obračun storitev računovodskega servisa

Minimax omogoča računovodskim servisom, da hitro, enostavno in pregledno prikažejo in obračunajo strankam svoje storitve.

Kaj omogoča Obračun storitev?

Strankam lahko obračunavamo storitve po pavšalu in/ali po opravljenem delu, saj Minimax beleži vse knjižbe oziroma obračune, ki jih nato samodejno obračuna glede na nastavitve.

Dodajamo lahko tudi različne storitve, ki se navezujejo na delo obračuna (na primer svetovanje ali pripravo dokumentacije).

Pregledujemo podatke opravljenega dela po uporabnikih z dostopom do posamezne organizacije.

Ko za posamezne stranke vnesemo nastavitve za obračun, bo program vsak mesec z nekaj kliki pripravil račune za vse stranke servisa.

 

Aktivacija obračuna storitev

Pravice za obračun storitev ima samo administrator plačnika, ki bo tudi edini imel možnost pregleda in obračuna storitev.

1. Na vstopni strani izberemo Obračun storitev.

2. Izberemo organizacijo, na kateri bomo izstavljali račune za računovodske storitve. To je naš računovodski servis.

3. Ter v polju Upoštevanje knjižb izberemo med:

  • Po datumu temeljnice,
  • Po datumu nastanka

4. Kliknemo Začni z uporabo obračuna storitev. 

 

5. Na seznamu program prikaže vse organizacije do katerih imamo dostop kot računovodja.

6. Na posamezni organizaciji uredimo nastavitve za obračun s klikom na ikono za nastavitve .

Določimo obračun po:

  • pavšalu in/ali
  • številu storitev ter
  • dodatnih storitvah. 

Vnos organizacije kot stranke

Pred aktivacijo obračuna storitev za vsako organizacijo, ki jo vodimo v Minimaxu in kateri bomo obračunavali storitve vnesemo tudi v Šifrant > Strank .

  • Če stranke še nismo vnesli v šifrant strank, jo bo program samodejno zapisal, ko kliknemo na urejanje nastavitev za obračun posamezni stranki. 

Nastavitev obračuna po pavšalu

Če želimo stranki obračunavati storitve po pavšalu uredimo nastavitve:

1. Kliknemo na ikono nastavitvena posamezni stranki.

2. Označimo Izračun po pavšalu.

3. V polje Naziv artikla na računu poljubno vpišemo naziv (predlaga naziv Pavšal), ki bo izpisan na izdanem računu.

4. Vnesemo ceno.

5. Vnesemo morebitni popust.

6. Po želji vnesemo v polje opis, ki bi izpisan pri artiklu na računu.

7. Če dodamo kljukico v polju Na računu naj se prikaže specifikacija storitev, bo na računu samodejno prikazano število posameznih opravljenih storitev.

8. Kliknemo Shrani. 

 

Nastavitev obračuna po opravljenih storitvah

Če želimo stranki obračunavati storitve po številu storitev uredimo nastavitve:

1. Kliknemo na ikono za nastavitvena posamezni stranki.

2. Označimo Izračun po številu storitev

Za vsako posamezno storitev, ki jo želimo zaračunavati, določimo:

3. Naziv artikla, ki bo izpisan na računu.

4. Vnesemo Ceno.

5. Vnesemo morebitni popust.

6. Po želji vnesemo v polje opis, ki bo izpisan pri artiklu na računu.

7. Kliknemo Shrani.

  • Artikli, ki jih določimo na tem mestu, bo program samodejno zapisal v Šifrant > Artiklov računovodskega servisa. Na stranki servisa bo v šifrantu pripravil cenik.

 

Nastavitev obračuna po pavšalu in opravljenih storitvah

Če želimo stranki zaračunavati storitve tako po pavšalu, kot po številu storitev, (na primer: pavšal za knjiženje izdanih in prejetih računov,posebej pa zaračunavamo obračune DDV, Plače ter DOP) uredimo nastavitve:

1. Kliknemo na ikono za nastavitve na posamezni stranki.

2. Izberemo Izračun po pavšalu (glej primer 1) in

3. Izračun po številu storitev (glej primer 2).

 

Kako olajšamo vnos nastavitev?

Ko vnašamo nastavitve za obračun na posamezni stranki, jih program predlaga iz nastavitev predhodne stranke.

Nasvet.

Po vrsti uredimo nastavitve za stranke, ki imajo enak ali zelo podoben način obračunavanja. Na primer: najprej uredimo stranke, ki jim obračunavamo samo pavšal. Nato uredimo stranke, ki jim obračunavamo podobne storitve...

Obračun dodatnih storitev

Če želimo stranki zaračunavati tudi druge storitve, na primer pripravo poročil, svetovanje, zaposlovanje in podobno.

1. Na vstopni strani na zavihku Dodatne storitve

Način 1:

  • Drugi način za dodajanje storitev je na zavihku Obračunu storitev na preglednici Dodatne storitve

 Način 2:

2. Kliknemo Nov oz. znak.

3. V polju Organizacija izberemo organizacijo, ki ji bomo zaračunali storitev.

4. V polju Uporabnik Izberemo uporabnika, kateri je opravil dodatno storitev.

5. Vnesemo Datum opravljene storitve.

6. Vnesemo Naziv storitve.

7. Vnesemo količino.

8. Vnesemo ceno.

9. Vnesemo morebitni popust.

10. Program izračuna znesek.

11. Po želji uredimo opis, ki bo izpisan pri artiklu na računu. 

Pregled in kopiranje dodatnih storitev

Storitve, ki jih strankam zaračunavamo poleg pavšala in knjižb v Minimaxu, najdemo v zavihku Dodatne storitve.

Na pregledu dodatnih storitev lahko:

1. Dodajamo nove storitve.

2. Kopiramo storitve za isto ali drugo organizacijo.

3. Brišemo storitve.

4. Pregledujemo storitve, pri čemer jih lahko omejimo na stranko, datum ter artikel

 


Rekapitulacija po uporabnikih

Na preglednici obračuna storitev s klikom na Rekapitulacija po uporabnikih program prikaže uporabnike in seznam opravljenega dela po posameznem uporabniku.


Priprava mesečnega obračuna za računovodske storitve

  • Pred pripravo mesečnih računov preverimo, kaj bo posamezni stranki zaračunano. 
  • Na preglednici strank v Obračunu storitev kliknemo na znesek za posamezno stranko in program prikaže storitve, ki bodo zaračunane.
  • Zaključek mesečnega obračuna pripravi osnutke izdanih računov na podlagi predhodnih nastavitev za obračun.

  

Zaključek mesečnega obračuna

1. Naprej izberemo obdobje za obračun (januar, februar, marec ...)

2. Kliknemo Pripravi račune.

3. Program pripravi seznam koliko računov bo pripravljenih in njihova skupna vrednost. 

  • klik na skupni znesek prikaže seznam in znesek storitev, ki jih bomo stranki zaračunali.

4. Vnesemo datum računa, datum opravljanja in datum zapadlosti.

5. S klikom na Potrdi program pripravi osnutke izdanih računov za vse stranke glede na nastavitve obračuna za posamezno stranko.

6. Nazadnje Izdane račune na običajni način masovno potrdimo, tiskamo, pošljemo po e-pošti, pošljemo e-račune...

 

Preklic obračuna storitev

1. Na vstopni strani izberemo Obračun storitev,

2. v polju Obdobje najprej izberemo zaključen obračun,

3. nato s klikom na Prekliči obračun prekličemo zaključeni obračun. 

Pomembno

S preklicem obračuna storitev program izdanih računov ne izbriše samodejno, ampak jih izbrišemo v meniju Poslovanje > Izdani računi.

Račune izbrišemo preko masovnih obdelav, preden potrdimo nov obračun storitev.



V tem prispevku