Nabiralnik

Nabiralnik je orodje za izmenjavo datotek bančnih izpiskov, prejetih e-računov in ostalih dokumentov med podjetnikom in računovodjo.

Računovodski servis ima na vstopni strani programa in na pogledu posamezne organizacije vidno število novih dokumentov, ki jih je podjetnik dodal v nabiralniku. Tako računovodski servis hitreje preveri in obdela dodane, nepregledane dokumente.

Podjetnik sliko in datoteko prejetega računa , datoteko bančnega izpiska ali druge dokumente doda v Nabiralnik

Računovodja nato iz nabiralnika sliko, datoteko prejetega računa in morebitne priloge k računu prenese v prejeti račun ali uvozi bančne izpiske.

Ročno dodajanje datotek v nabiralnik

  1. V meniju Nabiralnik.
  2. Kliknemo Dodaj datoteke.
  3. Eno ali več prilog hkrati dodamo, tako da jih označimo in izberemo Odpri.
    •  Datoteke dodamo tudi na način povleci-in-spusti. Odpremo program Raziskovalec, označimo in povlečemo izbrane dokumente v nabiralnik.
  4. Datoteke program prenese v vrstico nabiralnika.
  5. Program samodejno prepozna vrsto datoteke po vsebini oziroma po nazivu datoteke:
    • Bančni izpisek
    • Prejeti račun 
    • Ostalo (slike, pdf dokumenti)
    • Neznano (priponke nepoznanega formata)
      • V vrsti Ostalo in Neznano program razvrsti tiste datoteke, ki jih ne prepozna samodejno po vsebini oziroma po nazivu.
  6. S kljukico označimo en ali več dokumentov iste vrste in jih nato prenesemo. Če prenašamo:
    • Prejete račune, jim določimo najprej stranko in nato s klikom na Obdelaj datoteke > izberemo 
      • Pripni v nov prejeti račun
      • Pripni v obstoječi prejeti račun. (običajno pripnemo pdf izpis računa)
      • Pripni vsak dokument v nov prejet račun (če smo označili vsaj dva dokumenta xml)
    •  bančne izpiske s klikom na Obdelaj datoteke > kjer izberemo 
      • Uvozi v bančne izpiske
      • ali Pripni v obstoječi bančni izpisek. (običajno pripnemo pdf izpis izpiska)
  7. Zavihek Premakni v... omogoča prenos izbranih datotek med mapami nabiralnika (prejeti računi, bančni izpiski, ostalo). 
  8. Napačno dodane datoteke brišemo preko gumba Briši ali klikom na znak na koncu vrstice posamezne datoteke.
  9. Zavihek Združi v en dokument omogoča združitev več dokumentov iste vrste v eno priponko.
  10. Zavihek Loči v več dokumentov omogoča, da združene dokumente ponovno razdružimo oziroma, da dokument z več priponkami ločimo v več dokumentov.
  11. Zavihek Pripni v... program prikaže le v primeru, ko označimo vrsto datotek Ostalo , katere lahko pripnemo :
    • v temeljnico (novo temeljnico ali na obstoječo)
    • na stranko (novo stranko ali na obstoječo)
    • na delavca (novega delavca ali na obstoječega)
  12. Že obdelane dokumente preverimo z dodano kljukico pri zapisu Prikaži obdelane.
  13. Na ikoni za Napredno iskanje  imamo možnost, da datumsko omejimo pregled dodanih ali že obdelanih dokumentov.
  14. S klikom na datoteko dokumenta program odpre okno za predogled dodane datoteke oz dokumenta. V predogledu dokument lahko:
    • pripnemo oziroma uvozimo v dokument v program Minimax,
    • natisnemo ali
    • prenesemo na računalnik. 

Dodajanje dokumentov v nabiralnik preko elektronske pošte

Datoteke lahko dodamo v nabiralnik tudi preko elektronske pošte.  

  1. V tem primeru uredimo nastavitve znotraj Nabiralnika za prejemanje elektronske pošte v nabiralnik.
  2. Kliknemo na ikono Nastavitve prejemanja e-pošte v nabiralnik.
  3. Nato kliknemo znak krogec, da aktiviramo Prejemanje datotek v nabiralnik.
  4. V polje Naslov za prejemanje pred domeno vpišemo poljubno besedilo - predlagamo ime organizacije (napr. mini.podjetje@email.minimax.si).
  5. Pri Obveščanje o prejeti e-pošti izbiramo med:
    • Ne obveščaj > program nas ne bo obvestil o prejeti e-pošti.
    • Obveščaj samo o napakah > program nas bo obvestil, če uvoz v nabiralnik ni uspel. Uvoz je neuspešen, če je elektronska pošta brez pripetih dokumentov ali z dokumenti, ki jih program ne sprejme.
    • Obveščaj o vseh prejetih sporočilih > program nas obvesti o prejeti novi pošti v nabiralniku.
  6. Pri Obvestila bodo poslana na e-pošto vpišemo elektronski naslov, na katerega želimo prejemati obvestila.
  7. V polju Ponudniki elektronske poti lahko uredimo nastavitev za prejemanje eRačunov iz BizBoxa.
  8. Izberemo Shrani. 

Nabiralnik podpira vse vrste datotek, razen zagonskih datotek (programi, aplikacije). Neposredno v programu prikaže datoteke, ki so v obliki slik, PDF, XML in tekstovne datoteke. Vse ostale datoteke, ki niso takšne oblike, program ne prikaže, ampak omogoči njihov pregled s pomočjo prenosa na računalnik

Največja dovoljena velikost datotek za uvoz je 3MB. 

Obdelava prejetega računa - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku pri datoteki prejetega računa, ki jo želimo prenesti v prejeti račun, dodamo kljukico.
  2. S klikom Pripni v nov prejet račun program prenese xml datoteko ali prilogo prejetega računa v nov osnutek v meniju Poslovanje > Prejeti računi.
    • V prejeti račun lahko prenesemo datoteke vrste prejeti račun. Če je program datoteko v nabiralniku označil kot ostalo ali neznano, jo najprej s klikom na Premakni v prenesemo v prejete račune. Šele nato jo bomo lahko pripeli v nov osnutek prejetega računa. 
  3. Vnesemo podatke prejetega računa. Na desni stran je vidna priloga prejetemu računu, ki nam omogoča lažji vnos oziroma prepis podatkov. 
  4. Ko prejeti račun potrdimo, nas program obvesti, da je bil prejeti račun uvožen in prikaže povezavo do prejetega računa.
  5. Če račun prekličemo in pobrišemo, program premakne prilogo nazaj v Nabiralnik.

Obdelava bančnih izpiskov - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku pri bančnih izpiskih, ki jih želimo uvoziti, dodamo kljukico.
  2. Izberemo Uvozi v bančne izpiske.
  3. Program prenese izpiske iz Nabiralnika v nove osnutke v meniju Banka > Bančni izpiski, kjer ga poknjižimo.
  4. Če izpisek prekličemo in pobrišemo, ga program premakne nazaj v Nabiralnik.
V tem prispevku