Nabiralnik

Nabiralnik je orodje za izmenjavo datotek bančnih izpiskov, prejetih e-računov in ostalih dokumentov med podjetnikom in računovodjo. Poleg tega omogoča enostavno pošiljanje e-računov.

Število novih dokumentov v nabiralniku vidimo na vstopni strani programa, v vrstici posamezne organizacije (paket Maksi računovodstvo)

oziroma v meniju Nabiralnik (paketi poslovanja in Mini računovodstvo).

Vhodni dokumenti

Sliko oziroma datoteko prejetega računa, bančnega izpiska ali druge dokumente lahko dodamo ročno ali pa jih pošljemo v Nabiralnik po elektronski pošti. 

Računovodja nato iz nabiralnika sliko, datoteko prejetega računa z morebitnimi prilogami računu prenese v prejeti račun ali uvozi bančne izpiske.

Ročno dodajanje datotek v nabiralnik

  1. V meniju Nabiralnik > Vhodni dokumenti 
  2. kliknemo Dodaj datoteke.
  3. Eno ali več prilog hkrati dodamo tako, da jih označimo in izberemo Odpri.
    •  Datoteke dodamo tudi na način povleci-in-spusti: odpremo program Raziskovalec, označimo in povlečemo izbrane dokumente v nabiralnik.
  4. Datoteke program prenese v vrstico nabiralnika.
  5. Program po vsebini oziroma po nazivu samodejno prepozna vrsto datoteke:
    • Bančni izpisek.
    • Prejeti račun. 
    • Ostalo (slike, pdf dokumenti).
    • Neznano (priponke nepoznanega formata).
      • V vrsti Ostalo in Neznano program razvrsti datoteke, ki jih ne prepozna samodejno po vsebini oziroma po nazivu.
  6. Program zapiše datum in čas dodajanja datoteke, kdo je datoteko dodal ter opis
    • S klikom na lahko opis poljubno spremenimo.
  7. S kljukico označimo enega ali več dokumentov iste vrste in jih prenesemo. 
  8. Pri prenosu Prejetih računov lahko že v nabiralniku določimo stranko
    • V primeru prejetega e-računa pa program stranko samodejno prepozna.
  9.  Nato s klikom na Obdelaj datoteke izberemo eno izmed naslednjih možnosti:
    • Pripni v nov prejeti račun.
    • Pripni v obstoječi prejeti račun (običajno izberemo, ko želimo pripeti pdf izpis računa).
    • Pripni vsak dokument v nov prejet račun (možnost je prikazana ob izbiri vsaj dveh dokumentov).
  10. Pri prenosu bančnih izpiskov kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo eno izmed možnosti:
    • Uvozi v bančne izpiske ali
    • Pripni v obstoječi bančni izpisek (običajno pripnemo pdf izpis izpiska).
  11. Zavihek Premakni v... omogoča prenos izbranih datotek med mapami nabiralnika (prejeti računi, bančni izpiski, ostalo). 
  12. Napačno dodane datoteke brišemo preko gumba Briši ali s klikom na znak na koncu vrstice posamezne datoteke.
  13. Zavihek Združi v en dokument omogoča združitev več dokumentov v eno priponko.
  14. Zavihek Loči v več dokumentov omogoča, da združene dokumente ponovno razdružimo oziroma, da dokument z več priponkami ločimo v več dokumentov.
  15. Zavihek Pripni v... program prikaže le pri vrsti datotek Ostalo, ki jih lahko pripnemo:
    • v temeljnico (novo ali na že obstoječo temeljnico) ali
    • na stranko (novo ali na obstoječo stranko) ali
    • na delavca (novega ali na obstoječega delavca).

Dodajanje dokumentov v nabiralnik preko elektronske pošte

Datoteke lahko dodamo v nabiralnik tudi preko elektronske pošte. V tem primeru najprej uredimo nastavitve Nabiralnika.

  1. V meniju Nabiralnik kliknemo na ikono Nastavitve
  2. S klikom na aktiviramo prejemanje datotek v nabiralnik.
  3. V polje Naslov za prejemanje pred domeno vpišemo poljubno besedilo. Predlagamo ime organizacije (npr. mini.podjetje@email.minimax.si).
  4. Pri Obveščanje o prejeti e-pošti izbiramo med:
    • Ne obveščaj > program nas ne bo obvestil o prejeti e-pošti.
    • Obveščaj samo o napakah > program nas bo obvestil, če uvoz v nabiralnik ni uspel. Uvoz je neuspešen, če je elektronska pošta brez pripetih dokumentov ali z dokumenti, ki jih program ne sprejme.
    • Obveščaj o vseh prejetih sporočilih > program nas obvesti o prejeti novi pošti v nabiralniku kot tudi v primeru napake pri prenosu.
  5. Pri Obvestila bodo poslana na e-pošto vpišemo elektronski naslov, na katerega želimo prejemati obvestila.
  6. V polju Ponudnik elektronske poti lahko uredimo nastavitev za prejemanje eRačunov iz BizBoxa.
  7. Izberemo Shrani. 

Nabiralnik podpira vse vrste datotek, razen zagonskih datotek (programi, aplikacije). Neposredno v programu so prikazane datoteke, ki so v obliki slik, PDF, XML in tekstovne datoteke. Vseh ostalih datotek, ki niso takšne oblike, program ne prikaže, ampak omogoči njihov pregled s pomočjo prenosa na računalnik

Največja dovoljena velikost datotek za uvoz je 3MB. 

Obdelava prejetega računa - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti pri datoteki prejetega računa, ki jo želimo prenesti v prejeti račun, dodamo kljukico.
  2. Kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo Pripni v nov prejet račun.
  3. Program prenese xml datoteko ali prilogo prejetega računa v nov osnutek v meniju Poslovanje > Prejeti računi.
    • V prejeti račun lahko prenesemo datoteke vrste prejeti račun. Če je program datoteko v nabiralniku označil kot ostalo ali neznano, jo najprej s klikom na Premakni v prenesemo v prejete račune. Šele nato jo bomo lahko pripeli v nov osnutek prejetega računa. 
  4. Vnesemo podatke prejetega računa. Na desni stran je vidna priloga prejetemu računu, ki nam omogoča lažji vnos oziroma prepis podatkov. 
  5. Ko prejeti račun shranimo oziroma  potrdimo, nas program obvesti, da je bil prejeti račun uvožen in prikaže povezavo do prejetega računa.
  6. Če račun prekličemo in pobrišemo, program premakne prilogo nazaj v Nabiralnik.

Obdelava bančnih izpiskov - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti pri bančnih izpiskih, ki jih želimo uvoziti, dodamo kljukico.
  2. Kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo Uvozi v bančne izpiske.
  3. Program prenese izpiske iz Nabiralnika v nove osnutke v meniju Banka > Bančni izpiski, kjer jih poknjižimo.
  4. Če izpisek prekličemo in pobrišemo, ga program premakne nazaj v Nabiralnik.

Pregled vhodnih dokumentov

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti lahko pregledujemo prejete dokumente glede na vrsto dokumenta. Pri pregledu se lahko omejimo na: 
    • bančni izpisek,
    • prejet račun,
    • ostalo ali
    • neznano.
  2. Če dodamo kljukico pri polju Prikaži tudi obdelane, bo prikazal na preglednici vse prejete dokumente, to pomeni tako obdelane kot tudi še ne obdelane. 
  3. S klikom na ikono Napredno iskanje  lahko po datumu dodajanja omejimo pregled dodanih ali že obdelanih dokumentov.
  4. S klikom na datoteko dokumenta program odpre okno za predogled dodane datoteke oz. dokumenta. V predogledu dokument lahko:
    • pripnemo oziroma uvozimo v dokument v Minimax,
    • natisnemo ali
    • prenesemo na računalnik. 

Izhodni dokumenti (izdani e-računi)

  1. V zavihku Izhodni dokumenti so prikazani vsi pripravljeni izdani e-računi. 
    • V ta zavihek nas program preusmeri tudi iz menija Poslovanje > Izdani računi > Izdani e-računi.
  2. Pripravljene e-račune lahko:
    • pošljemo prejemnikom ali
    • jih označimo kot obdelane.
  3. Pošiljanje e-računov > s kljukico označimo e-račune, ki jih želimo poslati. Označimo lahko posamezne račune ali pa odkljukamo zgornjo polje, s čimer bodo označeni vsi e-računi. 
  4. Izberemo Pošlji.
  5. Program izpiše obvestilo kateri izdani e-računi bodo poslani. Kliknemo Potrdi.
  6. V primeru pošiljanja po e-pošti program odpre okno z vsebino elektronske pošte, ki jo lahko poljubno uredimo. Prav tako lahko spremenimo naslov elektronske pošte na katerega stranka lahko dogovori. 
    • Nov elektronski naslov za odgovor in spremenjeno vsebino elektronskega sporočila si program zapomni in predlaga pri naslednjem pošiljanju e-računov.
  7. Če pošiljamo e-račun preko bančnega kanala, program pripravi zip datoteko, ki jo uvozimo v bančni program.
  8. Pri prenosu e-računa preko portala Bizbox pa je ta samodejno prenesen na omenjeni portal.

Več o izdanih e-računih in načinih pošiljanja preberite tukaj.

Pregled poslanih e-računov

  1. V Nabiralniku > Izhodni dokumenti dodamo kljukico pri polju Prikaži tudi obdelane. 
  2. Program prikaže na preglednici vse izdane e-račune, poslane in tudi tiste, ki jih še nismo posredovali dalje.
  3. Stolpec Status prikazuje uspešnost pošiljanja.
    • Če ni znaka pomeni, da računa še nismo poslali.
    • prikazuje, da je bil račun uspešno poslan.  
    •  prikazuje, da računi ni bil uspešno poslan (ali je bil preklican).
    •  S klikom na ikono preverimo:
      •  Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja e-računa, kdo je e-račun obdelal in opis.
      • Xml datoteko in pdf računa > xml datoteko in pdf izpis računa lahko natisnemo (s klikom na  ) ali prenesemo na računalnik (s klikom na ).
  4. S klikom na ikono za napredno iskanje lahko pregledujemo e-račune:
    • po številki
    • stranki in
    • po datumu priprave e-računa.

Več o pripravi in pošiljanju izdanih e-računov preberite tukaj.

V tem prispevku