Nabiralnik

Nabiralnik je orodje za izmenjavo datotek bančnih izpiskov, prejetih e-računov in ostalih dokumentov med podjetnikom in računovodjo. Poleg tega omogoča enostavno pošiljanje e-računov.

Število novih dokumentov v nabiralniku vidimo na vstopni strani programa, v vrstici posamezne organizacije (paket Maksi računovodstvo)

oziroma v meniju Nabiralnik (paketi poslovanja in Mini računovodstvo).

Vhodni dokumenti

Sliko oziroma datoteko prejetega računa, bančnega izpiska ali druge dokumente lahko dodamo ročno ali pa jih pošljemo v Nabiralnik po elektronski pošti. 

Računovodja nato iz nabiralnika sliko, datoteko prejetega računa z morebitnimi prilogami računu prenese v prejeti račun ali uvozi bančne izpiske.

Ročno dodajanje datotek v nabiralnik

  1. V meniju Nabiralnik > Vhodni dokumenti 
  2. kliknemo Dodaj datoteke.
  3. Eno ali več prilog hkrati dodamo tako, da jih označimo in izberemo Odpri.
    • Datoteke dodamo tudi na način povleci-in-spusti: odpremo program Raziskovalec, označimo in povlečemo izbrane dokumente v nabiralnik.
  4. Datoteke program prenese v vrstico nabiralnika.
  5. Program po vsebini (strukturi datoteke) oziroma po nazivu samodejno prepozna vrsto datoteke:
    • Bančni izpisek.
    • Prejeti račun. 
    • Dobavnica.
    • Ostalo (slike, pdf dokumenti).
    • Neznano (priponke nepoznanega formata).
      • V vrsti Ostalo in Neznano program razvrsti datoteke, ki jih ne prepozna samodejno po vsebini oziroma po nazivu.
  6. Program zapiše datum in čas dodajanja datoteke, kdo je datoteko dodal ter opis
    • S klikom nalahko opis poljubno spremenimo.
  7. S kljukico označimo enega ali več dokumentov iste vrste in jih prenesemo. 
  8. Pri prenosu Prejetih računov lahko že v nabiralniku določimo stranko
    • V primeru prejetega e-računa pa program stranko samodejno prepozna.
  9.  Nato s klikom na Obdelaj datoteke izberemo eno izmed naslednjih možnosti:
    • Pripni v nov prejeti račun.
    • Pripni v obstoječi prejeti račun (običajno izberemo, ko želimo pripeti pdf izpis računa).
    • Pripni vsak dokument v nov prejeti račun (možnost je prikazana ob izbiri vsaj dveh dokumentov).
  10. Pri prenosu bančnih izpiskov kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo eno izmed možnosti:
    • Uvozi v bančne izpiske ali
    • Pripni v obstoječi bančni izpisek (običajno pripnemo pdf izpis izpiska).
  11. Pri prenosu dobavnic moramo že pred obdelavo datoteke določiti stranko. Nato se postavimo na Obdelaj datoteke in zberemo eno izmed naslednjih možnosti:
    • Pripravi nov prejem. To možnost izberemo, ko želimo vnesti nov prejem dobavitelja.
    • Pripni v obstoječ prejem. To možnost uporabimo, ko želimo na obstoječ prejem dodati priponko (bodisi je ta v xml ali pdf obliki). 
  12. Zavihek Premakni v ... omogoča prenos izbranih datotek med mapami nabiralnika (prejeti računi, bančni izpiski, dobavnice, ostalo). 
  13. Napačno dodane datoteke brišemo preko gumba Briši ali s klikom na znakna koncu vrstice posamezne datoteke.
  14. Zavihek Združi v en dokument omogoča združitev več dokumentov v eno priponko.
  15. Zavihek Loči v več dokumentov omogoča, da združene dokumente ponovno razdružimo, oziroma, da dokument z več priponkami ločimo v več dokumentov.
  16. Zavihek Pripni v ... program prikaže le pri vrsti datotek Ostalo, ki jih lahko pripnemo:
    • v temeljnico (novo ali na že obstoječo temeljnico) ali
    • na stranko (novo ali na obstoječo stranko) ali
    • na delavca (novega ali na obstoječega delavca).

Dodajanje dokumentov v nabiralnik preko elektronske pošte

Datoteke lahko dodamo v nabiralnik tudi preko elektronske pošte. V tem primeru najprej uredimo nastavitve Nabiralnika.

  1. V meniju Nabiralnik kliknemo na ikonoNastavitve. 
  2. S klikom naaktiviramo prejemanje datotek v nabiralnik.
  3. V polje Naslov za prejemanje pred domeno vpišemo poljubno besedilo. Predlagamo ime organizacije (npr. mini.podjetje@email.minimax.si).
  4. Pri Obveščanje o prejeti e-pošti izbiramo med:
    • Ne obveščaj > program nas ne bo obvestil o prejeti e-pošti.
    • Obveščaj samo o napakah > program nas bo obvestil, če uvoz v nabiralnik ni uspel. Uvoz je neuspešen, če je elektronska pošta brez pripetih dokumentov ali z dokumenti, ki jih program ne sprejme.
    • Obveščaj o vseh prejetih sporočilih > program nas obvesti o prejeti novi pošti v nabiralniku, kot tudi v primeru napake pri prenosu.
  5. Pri Obvestila bodo poslana na e-pošto vpišemo elektronski naslov, na katerega želimo prejemati obvestila.
  6. V polju Ponudnik elektronske poti lahko uredimo nastavitev za prejemanje e-Dokumentov BizBoxa in/ali Edoneta.
  7. Izberemo Shrani.

Nabiralnik podpira vse vrste datotek, razen zagonskih datotek (programi, aplikacije). Neposredno v programu so prikazane datoteke, ki so v obliki slik, PDF, XML in tekstovne datoteke. Vseh ostalih datotek, ki niso takšne oblike, program ne prikaže, ampak omogoči njihov pregled s pomočjo prenosa na računalnik.

Največja dovoljena velikost datotek za uvoz je 3MB. 

Obdelava prejetega računa - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti pri datoteki prejetega računa, ki jo želimo prenesti v prejeti račun, dodamo kljukico.
  2. Kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo Pripni v nov prejet račun.
  3. Program prenese xml datoteko ali prilogo prejetega računa v nov osnutek v meniju Poslovanje > Prejeti računi.
    • V prejeti račun lahko prenesemo datoteke vrste prejeti račun. Če je program datoteko v nabiralniku označil kot ostalo ali neznano, jo najprej s klikom na Premakni v prenesemo v prejete račune. Šele nato jo bomo lahko pripeli v nov osnutek prejetega računa. 
  4. Vnesemo podatke prejetega računa. Na desni strani je vidna priloga prejetemu računu, ki nam omogoča lažji vnos oziroma prepis podatkov. 
  5. Ko prejeti račun shranimo oziroma potrdimo, nas program obvesti, da je bil prejeti račun uvožen in prikaže povezavo do prejetega računa.
  6. Če račun prekličemo in pobrišemo, program premakne prilogo nazaj v Nabiralnik.

Obdelava bančnih izpiskov - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti pri bančnih izpiskih, ki jih želimo uvoziti, dodamo kljukico.
  2. Kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo Uvozi v bančne izpiske.
  3. Program prenese izpiske iz Nabiralnika v nove osnutke v meniju Banka > Bančni izpiski, kjer jih poknjižimo.
  4. Če izpisek prekličemo in pobrišemo, ga program premakne nazaj v Nabiralnik.

Obdelava dobavnic - računovodja ali podjetnik

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti označimo dobavnice, ki jih želimo prenesti.
  2. Kliknemo na Obdelaj datoteke in izberemo Pripravi nov prejem.
  3. Program glede na šifro predlaga artikle in prikaže podatke iz dobavnice. 
    • Če šifra v šifrantu > artikli ne obstaja, lahko artikel povežemo z že obstoječim artiklom tako, da ga izberemo na spustnem seznamu ali ga s klikom nadodamo v šifrant > artikli.
  4.  Če uporabljamo za posameznega dobavitelja nabavni cenik, ga program samodejno posodobi s podatki dobavnice. 
    • Če artikla iz dobavnice nimamo vnesenega v nabavni cenik, ga lahko dodamo tako, da označimo polje Dodaj v cenik. 
    • Če nabavnega cenika za dobavitelja še ne uporabljamo in ga želimo odpreti, označimo polje Pripravi nabavni cenik
  5. S klikom Pripravi prejem program odpre v meniju Poslovanje > Zaloge okno za vnos novega prejema. Prenesen podatke preverimo in prejem potrdimo.

Več o uvozu prejema (prejete e-dobavnice) preberite tukaj.

Pregled vhodnih dokumentov

  1. V Nabiralniku > Vhodni dokumenti lahko pregledujemo prejete dokumente glede na vrsto dokumenta. Pri pregledu se lahko omejimo na: 
    • bančni izpisek,
    • prejet račun,
    • ostalo ali
    • neznano.
  2. Če dodamo kljukico pri polju Prikaži tudi obdelane, bo prikazal na preglednici vse prejete dokumente, to pomeni tako obdelane kot tudi še ne obdelane. 
  3. S klikom na ikono Napredno iskanjelahko po datumu dodajanja omejimo pregled dodanih ali že obdelanih dokumentov.
  4. S klikom na datoteko dokumenta program odpre okno za predogled dodane datoteke oz. dokumenta. V predogledu dokument lahko:
    • pripnemo oziroma uvozimo v dokument v Minimax,
    • natisnemo ali
    • prenesemo na računalnik. 

Izhodni dokumenti

  1. V zavihku Izhodni dokumenti so prikazani
    • vsi pripravljeni izdani e-računi in 
    • vse pripravljene e-dobavnice.
  2. Pripravljene e-račune in e-dobavnice lahko:
    • pošljemo prejemnikom ali
    • jih označimo kot obdelane.
  3. Pošiljanje e-računov in e-dobavnic > s kljukico označimo e-račune in/ali e-dobavnice, ki jih želimo poslati stranki. Označimo lahko posamezne račune oziroma dobavnice ali pa odkljukamo zgornjo polje, s čimer bodo označeni vsi pripravljeni dokumenti. 
  4. Izberemo Pošlji.
  5. Program izpiše obvestilo, kateri pripravljeni dokumenti bodo poslani. Kliknemo Potrdi.
  6. V primeru pošiljanja po e-pošti program odpre okno z vsebino elektronske pošte, ki jo lahko poljubno uredimo. Prav tako lahko spremenimo naslov elektronske pošte, na katerega stranka lahko dogovori. 
    • Nov elektronski naslov za odgovor in spremenjeno vsebino elektronskega sporočila si program zapomni in predlaga pri naslednjem pošiljanju e-računov.
  7. Če pošiljamo e-dokumente preko bančnega kanala, program pripravi zip datoteko, ki jo uvozimo v bančni program.
  8. Pri prenosu e-dokumentov preko izbranega ponudnika (bizBox ali Edonet) pa je ta samodejno prenesen na izbran portal.

Pregled poslanih e-računov in e-dobavnic

  1. V Nabiralniku > Izhodni dokumenti dodamo kljukico pri polju Prikaži tudi obdelane. 
  2. Program prikaže na preglednici vse izdane e-račune in vse pripravljene e-dobavnice, poslane in tudi tiste, ki jih še nismo posredovali dalje.
  3. Stolpec Status prikazuje uspešnost pošiljanja.
    • Če znaka ni pomeni, da e-dokumenta še nismo poslali.
    • prikazuje, da je bil e-dokument uspešno poslan. 
    •  prikazuje, da e-dokument ni bil uspešno poslan (ali je bil preklican).
    •  S klikom na ikono preverimo:
      •  Zgodovino dokumenta > datum in čas pošiljanja, kdo je e-dokument obdelal in opis.
      • Xml in pdf datoteko > xml datoteko in pdf izpis lahko natisnemo (s klikom na) ali prenesemo na računalnik (s klikom na).
  4. S klikom na ikonoza napredno iskanje lahko pregledujemo e-dokumente:
    • po številki
    • stranki in
    • po datumu priprave.

Več o pripravi in pošiljanju izdanih e-računov preberite tukaj.

Več o pripravi in pošiljanju e-dobavnice preberite tukaj.

V tem prispevku