Priprava in vnos podatkov v predlogo

Najprej pripravimo predlogo

1. V meniju Nastavitve  > Uvozi podatkov izberemo Uvoz iz Excela.
2. Na seznamu možnih uvozov izberemo Stranke.
3. Izberemo Pripravi naj se predloga in kliknemo na Pripravi predlogo.
4. Datoteko shranimo na računalnik.

V predlogo pravilno vnesemo podatke

5. Vsebine in zaporedja stolpcev ne smemo spreminjati. Podatke lahko v polja prilepimo iz drugih datotek ali pa jih vnesemo ročno.

• Šifra

Podatek je obvezen.

Šifro lahko določamo poljubno, vendar se ne sme ponavljati. Torej vsaka stranka mora imeti svojo šifro. Najpogostejša je uporaba šifer programa, iz katerega prenašamo podatke.

Primer šifre: 1122

• Naziv

Podatek je obvezen.

Naziv stranke je poljuben podatek, lahko uporabljamo skrajšan ali polni naziv podjetja.

Primer naziva: Seyfor d.o.o.

• GLN stranke

Podatek ni obvezen.

To je globalna lokacijska številka, ki se v gospodarstvu uporablja v elektronskem poslovanju za identifikacijo udeležencev. Podatek je sestavljen z 13-ih številk.

Primer številke : 3831234569998

• Naslov

Podatek je obvezen. Predstavlja sedež podjetja. 

Naslov stranke je poljuben podatek, sestavljen je iz ulice in hišne številke.

Primer naslova: Cesta Goriške fronte 46

• Država

Podatek je obvezen.

Država stranke ni poljuben podatek, saj mora biti vpisana šifra države glede na šifrant držav. Najdemo ga v Šifrantu > Stranke, polje Država. 

Primer države: SI

• Pošta

Podatek je obvezen.

Pošta stranke predstavlja poštno številko.

Primer pošte stranke: 5290

• Kraj pošte

Podatek je obvezen.

Kraj pošte stranke predstavlja mesto pošte.

Primer pošte stranke: Šempeter pri Gorici

• Zavezanec za DDV

Zelo pomembno. Oznaka vpliva na zapise v davčnih evidencah.

Podatek je obvezen, izpolnimo z veliko tiskano črko:

• D - Podjetje, zavezanec za DDV
• D - Podjetje izven EU.
• M - Podjetje, ni zavezanec za DDV
• N - Končni potrošnik

Primer statusa davčnega zavezanca stranke: D

• Davčna številka

Podatek je obvezen, če smo v polje zavezanec za DDV izbrali "D" (je davčni zavezanec).

V tem polju mora biti za domačo državo vpisana pravilna davčna številka, saj program pri uvozu preverja njeno vsebino. V primeru nepravilne davčne številke stranka ne bo uvožena.

Primer davčne številke stranke: 79407340

• Matična številka

Podatek ni obvezen.

V polje vpišemo matično številko stranke.

Primer matične številke stranke: 5313483129

• Šifra dejavnosti

Podatek ni obvezen,

je pa priporočljivo, da jo izpolnimo, ker program preverja podatke davčnega obračuna. V polje vpišemo šifro dejavnosti po uradnem šifrantu.

Primer šifre dejavnosti stranke: 62.010

• Identifikacijska številka

Podatek je obvezen, če smo v polje zavezanec za DDV izbrali "D" (je davčni zavezanec), sicer podatek ni obvezen. Identifikacijska številka predstavlja davčno številko s predpono, ki označuje državo.

Primer identifikacijske številke stranke: SI79407340

• Denarna enota

Šifro ali oznako denarne enote vnašamo v obliki, kot je zapisana v stolpcu DE v meniju Šifranti > Tečaji.

V kolikor podatek ni vpisan, se ob uvozu določi domača denarna enota.

Primer šifre denarne enote: EUR

• Dnevi za zapadlost

Podatek ni obvezen.

Predstavlja število dni za zapadlost na izdanih dokumentih glede na datum izstavitve (rok plačila). 

Če podatka ne izpolnimo, se bo za stranko vpisalo število 0.

Primer dni za zapadlost stranke: 14

• Odstotek rabata

Podatek ni obvezen in predstavlja odstotek rabata. V kolikor podatka ne izpolnimo, se bo za stranko vpisalo število 0.

Primer odstotka rabata stranke: 3

• Spletna stran

Podatek ni obvezen.

Predstavlja naslov spletne strani stranke.

Primer spletne strani stranke: www.minimax.si

• Transakcijski račun

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo transakcijski račun brez presledkov ali ločil.

Primer transakcijskega računa: SI56051008010777371

• Ime in priimek stika

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo ime in priimek stika (kontaktne osebe) pri stranki.

Podatek je obvezen v primeru, da vnašamo elektronsko pošto.

• Telefon

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo telefonsko številko stika pri stranki.

• Elektronska pošta

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo elektronsko pošto stika pri stranki.

• Naziv naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naziv naslovnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer naziva: Seyfor d.o.o.

• Naslov naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naslov naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer naslova: Cesta Goriške fronte 46

• Država naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot država naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer države: SI

• Pošta naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot država naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer pošte prejemnika: 5290

• Kraj pošte naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot kraj naslovnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer kraja pošte prejemnika: Šempeter pri Gorici 

• Naziv prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naziv prejemnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer naziva: Seyfor d.o.o., Poslovna enota LJ

• Naslov prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naslov prejemnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer naslova: Tržaška cesta 1234

• Država prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot država prejemnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer države: SI

• Pošta prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot pošta prejemnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer pošte prejemnika: 1000

• Kraj pošte prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot kraj prejemnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek, vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer kraja pošte prejemnika: Ljubljana

Napolnjeno predlogo shranimo

6. S klikom na Datoteka > Shrani (File > Save). 

7. Če program prikaže opozorilo, da dokument morda ni združljiv z Unicode formatom, kliknemo na gumb Da (Yes).

Uvoz datoteke s podatki v Minimax

Nazadnje pripravljeno predlogo uvozimo

1. V meniju Nastavitve> Uvozi podatkov izberemo Uvoz iz Excela.
2. Na seznamu možnih uvozov izberemo Stranke.
3. Izberemo Podatki naj se uvozijo. 
4. S klikom na Izberite datoteko poiščemo predlogo, ki smo jo predhodno napolnili s podatki.
5. Kliknemo na Uvozi podatke.

Program prikaže poročilo o uvozu.

• Sicer stranke lahko v Minimax uvažamo tudi preko xml datoteke.