Obvestilo o odmeri letnega dopusta je namenjeno pravočasni seznanitvi delavcev s tem, koliko dni dopusta jim pripada v tekočem letu. Delodajalec mora do 31. marca pisno obvestiti delavce o odmeri letnega dopusta za tekoče koledarsko leto.

Obvestila o odmeri letnega dopusta pripravimo, natisnemo ali pošljemo po elektronski pošti v meniju Šifranti > Delavci, kjer izberemo zavihek Letni dopusti.

Priprava in tiskanje obvestil

1. Za pripravo obvestil o odmeri letnega dopusta izberemo zavihek Priprava in tiskanje obvestil.
2. Program na preglednici prikaže samo delavce, katerim smo vnesli odmero letnega dopusta glede na kriterije. 
   
3. Pregled delavcev lahko omejimo glede na:
   • Obdobje za katero želimo pripraviti obvestilo o odmeri letnega dopusta.
   • Obvestilo o odmeri.
4. Označimo delavce, katerim želimo pripraviti obvestilo o odmeri letnega dopusta.
5. S klikom Naprej se pomaknemo na naslednji korak, kjer preverimo ali so na seznamu vsi delavci katerim želimo pripraviti obvestilo o odmeri letnega dopusta.
6. Na naslednjem koraku uredimo vsebino obvestila o odmeri letnega dopusta:
   • Če program zazna, da smo delavcu že pripravili obvestilo o odmeri letnega dopusta, samodejno označi polje Briši obstoječa obvestila in prehodno pripravljeno in shranjeno obvestilo o odmeri letnega dopusta nadomestimo izbrišemo in nadomestimo z novim. 
   • Če kljukico odstranimo bo program pripravil novo obvestilo o odmeri letnega dopusta, vendar ga ne bo shranil (ne bo nadomestil starega, na delavcu bo še vedno shranjeno prvo obvestilo o odmeri letnega dopusta).
   • Vpišemo datum obvestila o odmeri. Datum bo izpisan na izpisu obvestilu od odmeri letnega dopusta.
   • Po želji uredimo besedilo v glavi in nogi izpisa.
   • Ko smo končali z urejanjem vsebine obvestila kliknemo na Izvedi.
     
7. Program pripravi obvestilo o odmeri letnega dopusta za vsakega delavca.
8. S klikom na povezavo program prikaže pripravljena obvestila o odmeri. Dokument lahko natisnemo, pošljemo po e-pošti ali pa prenesemo na svoj računalnik.
   
9. Program obvestilo o odmeri letnega dopusta shrani na posameznega delavca v meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti.
   

Pošiljanje obvestil po elektronski pošti

Funkcionalnost omogoča pošiljanje obvestil o odmeri letnega dopusta po elektronski pošti. Obvestila so poslana vsakemu posameznemu delavcu na njegov elektronski naslov. Delavec mora imeti elektronski naslov vnesen v meniju Šifranti > Delavci, v zavihku Stik.

1. Če želimo pripravljena obvestila o odmeri letnega dopusta poslati po elektronski pošti izberemo v meniju Šifranti > Delavci > Letni dopusti zavihek Pošiljanje obvestil po elektronski pošti.
   
2. Na prvem koraku program prikaže delavce, ki imajo pripravljeno obvestilo o odmeri letnega dopusta.
3. Pregled delavcev lahko omejimo glede na:
   • Obdobje odmere.
   • Pripravljeno obvestilo o odmeri.
4. Delavce, katerim želimo poslati obvestilo o odmeri letnega dopusta po elektronski pošti, označimo.
5. S klikom Naprej se pomaknemo na naslednji korak, na katerem preverimo izbrane delavce.
6. Za pošiljanje obvestil po elektronski pošti je nujno, da ima delavec vnesen elektronski naslov v meniju Šifranti > Delavci, v zavihku Stik. V kolikor ga nima, lahko na tem mestu uredimo.
   
7. Na naslednjem koraku program odpre okno z vsebino elektronske pošte, ki jo lahko poljubno uredimo.
   
   
8. S klikom na izvedi bo program poslal obvestilo o odmeri letnega dopusta na elektronski naslov delavca.
9. Kdaj je bilo obvestilo o odmeri letnega dopusta poslana delavcu po elektronski pošti preverimo v nabiralniku, v zavihku izhodni dokumenti, kjer označimo polje prikaži tudi obdelane.
   • Pri uspešno poslanem obvestilu je v stolpcu Status izrisana. S klikom nanjo, program prikaže zgodovino dokumenta: datum, čas in uporabnika, ki je obvestilo posredoval po elektronski pošti.
   • Pri preklicu in pri neuspešnem pošiljanju pa je v stolpcu Status izrisan.