Odhodki krmilijo knjiženje prejetih računov, saj določajo, kako bo program prejeti račun zapisal v računovodske in davčne evidence. 

Osnovne nastavitve

1. Odhodek dodamo na vrstico računa s klikom na Nov odhodek.
2. Vrsta odhodka: na spustnem seznamu izberemo ustrezno vrsto odhodka, ki določa posebnosti pri obnašanju odhodka na prejetem računu. Izbiramo med: 
   • Navaden odhodek > najpogostejša vrsta odhodka, ki ne zahteva dodatnih povezav. Najpogosteje se uporablja pri knjiženju stroškov (na konto 4xxx).
   • Osnovno sredstvo > odhodek zahteva povezavo z osnovnim sredstvom v registru osnovnih sredstev. Program prejeti račun s to vrsto odhodka poknjiži v ustrezne stolpce knjige prejetih računov, v katere vnašamo vrednosti nabavljenih osnovnih sredstev in polje 35 obrazca DDV-O.
     • Program prikaže to vrsto odhodka šele po aktivaciji menija osnovnih sredstev.
     • Predviden prehodni konto za knjiženje prejetega računa za nakup osnovnega sredstva je 0470 - Oprema in druga opredmetena osnovna sredstva v gradnji oziroma izdelavi.
   • Drobni inventar > odhodek zahteva povezavo z drobnim inventarjem, vpisanim v register osnovnih sredstev.
     • Program prikaže to vrsto odhodka šele po aktivaciji menija osnovnih sredstev.
   • Nepremičnina> odhodek zahteva povezavo z nepremičnino v registru osnovnih sredstev. Program prejeti račun s to vrsto odhodka poknjiži v ustrezne stolpce knjige prejetih računov, v katere vnašamo vrednosti nabavljenih nepremičnin in polje 35 obrazca DDV-O.
     • Program prikaže to vrsto odhodka šele po aktivaciji menija osnovnih sredstev.
     • Predviden prehodni konto za knjiženje prejetega računa za nakup nepremičnine je 0270 - Nepremičnine v gradnji oziroma izdelavi.
   • Zaloga> program samodejno poknjiži to vrsto odhodka na konto 5009 - Prehodni konto zaloge (konta ni mogoče izbirati oziroma spremeniti). Obvezna je povezava s prejemom v meniju Zaloge. S to povezavo program ovrednoti vse artikle na prejemu, ne glede na tip artikla.
     • Program prikaže to vrsto odhodka šele po aktivaciji menija zalog.
   • Zaloga - Odvisni stroški > program samodejno poknjiži to vrsto odhodka na konto 5009 - Prehodni konto zaloge (konta ni mogoče izbirati oziroma spremeniti). Obvezna je povezava s prejemom v meniju Zaloge. S to povezavo program ovrednoti oziroma poveča vrednost prejema za vrednost odvisnih stroškov.
     • Program prikaže to vrsto odhodka šele po aktivaciji menija zalog.
   • Zaloga blaga - nepovezana maloprodaja > odhodek omogoča vnos vrednosti prodaje, v primeru ko vodimo maloprodajo v drugem programu. 
     • Predviden konto knjiženje prejetega računa za maloprodajo, katero ne vodimo preko Minimaxa  je 6500 - Vrednost blaga po obračunih dobaviteljev.
     • Program prikaže dodatno polje za vnos prodajne vrednosti in DDV-ja ter nato samodejno obračuna nabavno vrednost, DDV in RVC (razliko v ceni).
   • Uvoz> posebna ureditev za knjiženje DDV od uvoženega blaga (pred 1.7.2016).
     • V programu je predviden konto za knjiženje DDV-ja od uvoženega blaga 16030.
   • Prejet računi > izberemo v primeru plačila z drugim računom (na primer prejeti račun plačan s plačilno kartico).
   • Razmejitev stroškov > odhodek zahteva vnos dveh dodatnih podatkov Število mesecev razmejitve in Konto stroška razmejitve.  Ob potrditvi prejetega računa s takšnim odhodkom program pripravi osnovno temeljnico, ki prejeti račun poknjiži na konto odhodka, in dodatne temeljnice. Dodatnih temeljnic je toliko, kot smo določili mesecev v polju Število mesecev razmejitve. Dodatne temeljnice vsebujejo naslednji knjižbi:
     • Knjižbo v breme na konto, ki smo ga vpisali v polje Konto stroška razmejitve.
     • Knjižbo v dobro na konto odhodka.  
3. Konto: na spustnem seznamu izberemo ustrezen konto. Konto lahko izberemo tako, da v polje vnesemo del imena odhodka (na primer »pisar« za pisarniški material) ali konto (na primer 4060). 
   • Program prikaže konte, ki so vneseni v meniju Šifranti > Konti.
   • Podatke o izbranem kontu lahko spreminjamo s klikom na.
   • Če ustreznega konta ni na seznamu,  s klikom nadodamo v šifrant nov analitični konto, ne da bi zaprli vnosno okno prejetega računa.
4. Stopnja DDV: izberemo ustrezno stopnjo DDV (splošna, znižana, pavšalna, posebna nižja, oproščeno in neobdavčeno). 
   • Na podlagi izbrane stopnje program iz zneska izračuna osnovno in znesek DDV-ja. Izbira vpliva na zapis v davčnih evidencah.
   • Organizacije, ki niso davčni zavezanci ali so atipični davčni zavezanci imajo v polju Stopnja DDV določeno Neobdavčeno (ni možnosti izbire).
5. Osnova: Znesek osnove program izračuna iz podatka o znesku računa in stopnji DDV na odhodku. 
   • Znesek lahko popravimo.
   • V primeru, da organizacija ni zavezanec za DDV, vnesemo znesek z DDV. Podatek vpliva na knjižbo odhodka.
6. Znesek DDV: Znesek DDV program samodejno izračuna iz osnove in stopnje DDV na odhodku. 
   • Po potrebi ga lahko popravimo. Podatek vpliva na knjižbo obveznosti za DDV.
7. Predplačilo: polje označimo v primeru knjiženja prejetega računa za predplačilo in končnega računa z upoštevanim predplačilom.
8. Samoobdavčitev: če polje označimo, program na vpisan znesek računa obračuna DDV. Program pripravi temeljnico z knjižbami obračunanega in odbitega DDV-ja. 
   • V primeru odhodka, na katerem DDV ne odbijamo, program znesek neodbitega DDV-ja poknjiži na konto, ki smo ga izbrali. 
   • V primeru odbitnega deleža pa program odbiti DDV poknjiži na konto terjatev za DDV, neodbiti DDV pa na konto, ki smo ga izbrali.
9. DDV se odbija: če želimo na vnesenem odhodku odbiti DDV, polje označimo s kljukico.
   • Če ne želimo, da se na odhodku odbija DDV (neodbiti DDV), kljukico odstranimo (pustimo polje prazno).
   • V primeru stopnje DDV oproščeno ali neobdavčeno, polja DDV se odbija ni ni mogoče označiti.
10. Analitika: Podatek vpliva na knjižbe. Program polje prikaže le v primeru, da imamo v meniju Šifranti > Konti na izbranem kontu določeno, da se analitika lahko vnaša oziroma je vnos obvezen in če imamo v šifrantu analitik vneseno vsaj eno analitiko.
    • Podatke o izbrani analitki lahko spreminjamo s klikom na.
    • Če želene analitike ni na seznamu,  s klikom nadodamo v šifrant novo analitiko, ne da bi zaprli vnosno okno prejetega računa.
11. Delavec: Podatek vpliva na knjižbe. Polje program prikaže le v primeru, da imamo v meniju Šifranti > Konti na izbranem kontu odhodka določeno, da se delavec lahko vnaša oziroma je vnos obvezen. 
    • Podatke o izbranem delavcu lahko urejamo s klikom na.
    • Če delavca ni na seznamu,  s klikom nadodamo v šifrant delavcev, ne da bi zaprli vnosno okno prejetega računa.
12. Knjižba: Polje program prikaže v primeru vrste odhodka > Uvoz (za uvoz blaga). Podatek vpliva na knjiženje.
13. Opis: Vnesemo lahko opis knjižbe, ki ga bo program dodal k opisu temeljnice na knjižbi in bo natisnjen pri tiskanju temeljnice.
14. Povezava na predplačilo: na seznamu so prikazani vsa prejeti računi za predplačila tej stranki. Prejeti račun za predplačilo izberemo v primeru vnosa končnega prejetega računa z upoštevanim predplačilom.
    

Ostali podatki

15.  Tip odhodka: izbiramo Blago ali Storitve. 

• Podatek program upošteva pri poslovanju z zavezancem za DDV iz EU. V tem primeru je na obračunu DDV-O posebej prikazana vrednost blaga in storitev po različnih davčnih stopnjah.

16.  Konto delitve: uporabimo, če želimo razdeliti stroške opravljene storitve. 

17.  % delitve: vnesemo odstotek izbrane delitve.

18.  Konto obveznosti: če pustimo polje prazno, program obveznost na prejetem računu poknjiži na konto, ki je določen v šifrantu Avtomatični konti. Program na podlagi države stranke izbere enega izmed treh določenih kontov. Te konte lahko spremenimo v meniju Šifranti > Avtomatični konti.

• Če želimo, da program poknjiži prejeti račun, na drug konto, ga izberemo na spustnem seznamu (primer: prejeti račun za obresti leasinga).

19.  Po vnosu podatkov kliknemo Shrani oziroma Shrani in nov, če želimo na prejeti račun dodati nove odhodke.

• Različne odhodke na istem prejetem računu vnesemo po enakem postopku. Pri vnosu naslednjega odhodka program predlaga nastavitve predhodno vnesenega. Nastavitve odhodek po potrebi še ročno uredimo.

20.  Opombe so interne narave in se ne prikazujejo na nobenem izpisu. Prvih 20 znakov je vidnih na osnovni preglednici prejetih računov.