Potni nalog je računovodska listina, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju. Delavec dobi potni nalog preden gre na službeno pot. Po vrnitvi vpiše podatke, na osnovi katerih pripravimo obračun potnega naloga. S knjiženjem tega dokumenta nastane obveznost do delavca in stroški vezani na službeno potovanje.
V programu Minimax je priprava potnih nalogov preprosta in hitra. Program glede na vnesene podatke o trajanju in državi potovanja samodejno izračuna višino dnevnice, dodajati pa je mogoče tudi ostale stroške (parkirnine, cestnine, stroške nočitev, nakupa sejemskih vstopnic …).
Program številči potne naloge na dva načina:
- zaporedno po delavcih , pri čemer lahko na prvem nalogu delavca izbiramo številko.
- zaporedno po potnih nalogih.
Ker nalogov ne moremo vrivati, jih ne smemo brisati. Naloge, ki so napačno izstavljeni, samo prekličemo.
Nastavitve potnih nalogov
Ob aktivaciji modula potni nalogi, bo program izvedel prepis šifranta potnih stroškov. Nastavitve potnih nalogov niso dokončne. Naknadno jih lahko uredimo oziroma spremenimo v nastavitvah organizacije (razdelek potni nalogi).
- Pri polju Številčenje potnih nalogov lahko izbiramo ali bomo potne nalog številčili po delavcih ali zaporedno.
- Program sistemsko predlaga številčenje potnih nalogov po delavcih. Način številčenja lahko ročno spremenimo.
- Izbran način številčenja se po izstavitvi potnega naloga lahko spremeni šele v novem koledarskem letu.
- Možnost imamo, da nastavimo obračun dnevnic za enodnevna potovanja.
- Vpisan podatek pri polju za enodnevna potovanja se dnevnice obračunajo le v primeru, ko potovanje pričnemo pred določeno uro ali zaključi po določeni uri pripomore k hitrejšemu vnosu podatkov potnih nalogov.
- Pred vnosom prvega potnega naloga izberemo ali želimo prepis šifranta potnih stroškov iz sistema ali iz določene organizacije.
Različne možnosti pri potnih nalogih
V meniju Poslovanje > Potni nalogi lahko:
- Vnašamo podatke o službenih potovanjih.
- Pripravimo oziroma izstavimo potni nalog.
- Potni nalog natisnemo.
- Vnašamo podatke za obračun potnih stroškov in drugih stroškov službenih potovanj.
- Knjižimo potni nalog v dvostavno knjigovodstvo.
- Pregledujemo vnesene potne naloge.
Statusi potnih nalogov
Potne naloge spremljamo po statusih:
- Osnutek – potni nalog smo pripravili in ga samo shranili. Tak potni nalog še nima številke.
- Izstavljen – potni nalog smo izstavili, s čimer je dobil številko. Izstavljen potni nalog lahko natisnemo.
- Čaka obračun – na potni nalog smo vnesli stroške za obračun.
- Obračunan– nalog je obračunan in v knjigovodstvu je potrjena temeljnica.
- Obračunan/v knjigovodstvu – nalog je obračunan, vendar temeljnica v knjigovodstvu ni potrjena.
- Obračunan/ni stroškov – nalog je obračunan, vendar ni stroškov za obračun, program temeljnice ne pripravi.
- Preklican – nalog smo preklicali. Prekličemo lahko samo naloge s statusom Izstavljen.
