Navodilo se nanaša na prenos obračunskih podatkov iz evidence dela v obračun plače.

Prenos obračunskih podatkov iz evidence dela v obračun plače je mogoč:

• Samo za delavce, ki imajo v šifrantu delavcev, v zavihku Podatki za osebne prejemke, izbrano vrsto zaposlitve > zaposleni delavec ali dijak ali študent na obvezni praksi.
• Samo, če so podatki vneseni v evidenci dela na posamezni dan in skupnem mesečnem obračun dela. 
• Če je potrjen mesečni obračun v evidenci delovnega časa. 
• Samo v primeru vrste obračuna > Plača.
• Pri vnosu novega obračuna plače. 
  • Pomembno je, da pred prenosom podatkov iz evidence dela, nimamo obračuna plače v osnutku. Če imamo obračun plače v osnutku, posameznega delavca (za katerega želimo, da se obračunski podatki evidence dela prenesejo) ali vse delavce iz obračuna plače izbrišemo in nato ponovno dodamo. 

Več o vnosu podatkov in vodenju evidence delovnega časa v Minimaxu preberite tukaj.

Prenos obračunskih podatkov iz evidence dela v obračun plače

1. V meniju Plače > Evidenca delovnega časa izberemo obdobje za katerega želimo prenesti podatke iz evidence dela v obračun plače.  
2. S klikom na število ur v stolpcu obračunano preverimo obračun dela za posameznega delavca. Če je mesečni obračun dela pravilen in dokončen, ga potrdimo. 
3. S klikom na Potrdi mesečni obračun program prenese obračunske podatke iz evidence dela v obračun plače.
   
   • Program prenese izplačila iz mesečnega obračuna delavca, ki so bili pripravljeni iz zabeleženega dela v evidenci dela na posamezni dan. 
     • To pomeni, če smo dodali vrsto izplačila npr. boleznina v povzetek obračuna dela, v evidenci dela na določen dan pa ni zabeležena, je program ne bo prenesel v obračun plače. 
     • V povzetek obračuna pa lahko dodajamo razne dodatke (npr. za delo na praznik ali dela prost dan, popoldan), ki se bodo skupaj s podatki iz evidence dela prenesli v obračun plače.
4. V meniju Plače > Obračun plače s klikom na Nova plača vnesemo nov obračun plače.
   • Obračunski podatki iz evidence dela bodo preneseni, ko vnesemo nov obračun plače oziroma ko je delavec dodan na obračun plače za določen mesec.
   • Če imamo že pripravljen osnutek obračuna plače in želimo prenesti podatke iz evidence dela, obračun plače za posameznega ali vse delavce izbrišemo in delavca oziroma delavce na obračun plače ponovno dodamo.
5. Izberemo Vrsto obračuna plač > Plača.
6. Po potrebi preverimo in uredimo osnovne nastavitve obračuna plače. Več o tem preverite tukaj.
7. S klikom na Shrani program prikaže seznam delavcev.
8. S klikom na ime posameznega delavca preverimo prenesene podatke za obračun plače in jih po potrebi uredimo ter po končanem urejanju obračun plače zaključimo. Več o urejanju podatkov za obračun plače preberite tukaj.

Kaj program pripravi?

• Program prenese izplačila iz obračuna evidence dela na nov obračun plače.
• Za vsak dan, kjer imamo v evidenci deli zabeleženo delo v trajanju vsaj 4 ure, program predlaga povračilo stroška prehrane za ta dan.
• Za vsak dan, kjer imamo v evidenci deli zabeleženo delo, ki pomeni prisotnosti, program predlaga povračilo stroška prevoza na delo za ta dan.
• Na obračunu plače program neodvisno od evidence dela predlaga:
  • odtegljaje,
  • bonitete,
  • stalna izplačila,
  • dodatek za delovno dobo.

Naknadno urejanje podatkov v evidenci dela in ponoven prenos v obračun plač

Navodilo velja za primer, ko smo izplačila iz evidence dela že preseli v obračun plače in moramo zabeleženo delo v evidenci dela naknadno urediti (tj. po prenosu izplačil v obračun plače). Na primer, delavec naknadno dostavi bolniški list.

1. Če želimo urediti potrjen obračun evidence dela, moramo mesečni obračun preklicati.
2. V meniju Plače > Evidenca delovnega časa izberemo obdobje, v katerem želimo urediti potrjen obračun evidence dela in kliknemo na Prekliči potrditev obračuna. 
3. Izberemo delavca, katerega zabeleženo delo v evidenci dela želimo urediti.
4. S klikom na število ur v stolpcu obračunano, program odpre obračun dela izbranega delavca.
5. Če želimo urejati evidenco dela delavca, moramo obračun dela izbrisati. S klikom Briši obračun dela delavca, program odklene evidenco dela izbranega delavca in pri tem ne pobriše predhodno vnesenih obračunskih podatkov.
6. Zabeleženo delo v evidenci dela uredimo oziroma spremenimo tako, da (s klikom na število ur) izberemo dan in uredimo ustrezno vrsto izplačila in število ur. V našem primeru vrsto izplačila redno delo zamenjamo z boleznino v breme izplačevalca. Vnos podatkov shranimo.
7. Po končanem urejanju kliknemo na Vpiši obračune. 
8. Nazadnje mesečni obračun potrdimo.
9. V meniju Plače > Obračun plače izberemo že pripravljen obračun plače.
10. Delavca, pri kateremu smo v evidenci dela spremenili vrsto izplačila, s klikom na odstranimo iz obračuna plače in ga nato ponovno dodamo s klikom na Dodaj delavca. Ko delavca ponovno dodamo na obračun plače, bo program prenesel spremenjene vrste izplačil iz evidence dela na obračun plače.
11. Obračun plače preverimo in nato zaključimo. 

Več o urejanju že potrjenega obračuna evidence dela preberite tukaj.

Neuspešen prenos... Kaj preverim?

V primeru neuspešnega prenosa podatkov iz evidence dela preverimo:

• Ali ima delavec v šifrantu izbrano vrsto zaposlitve zaposleni delavec ali dijak ali študent na obvezni praksi.
• Ali je mesečni obračun evidence dela potrjen.
• Ali so vse vrste izplačil v povzetku obračuna zabeležene in v evidenci dela.
• Ali smo odprli nov obračun plače.
• Ali smo v primeru naknadnega urejanja obračunskih podatkov v evidenci dela, delavca odstranili iz obračuna plače in ga ponovno dodali.