Vnos prejetega računa

 

1. V meniju > Poslovanje izberemo meni > Prejeti računi.

2. Kliknemo na gumb Nov. Odpre se vnosno okno za vnos prejetega računa.

Vnašamo lahko samo račune za nezaključeno obdobje DDV (v primeru, da smo davčni zavezanci).

Do oddaje obračuna DDV na DURS lahko obračun tudi prekličemo in naknadno vnesemo oziroma popravimo prejete račune ter ponovno izvedemo obračun DDV.

 

 

Vnos glave računa, kjer so splošni podatki prejetega računa (datumi, dobavitelj, sklic …) in

Vnos odhodkov - obračunski podatki, ki jih vnašamo kot odhodke (osnova in DDV).

Pogled priloge na prejetih računih - prikaz originalnega računa pri knjiženju prejetega računa.

Povezava na Nabiralnik - podatke iz Nabiralnika prenesemo v Prejete račune.

 

Če vnašamo račun od dobavitelja, za katerega smo že knjižili vsaj en prejeti račun, se bodo nekateri podatki predlagali iz prejšnjega računa, med drugim tudi prvi odhodek prejšnjega računa tega dobavitelja.

 

Vnos glave računa

 (podatki označeni z  so obvezni)

1. Številka računa: ta podatek moramo vpisati samo pri prvem vnosu, kjer vpišemo prvo naslednjo številko glede na dosedanje številčenje prejetih računov.
Vse nadaljnje prejete račune program številči samodejno v okviru leta, ki je določeno z datumom opravljanja, in jih ne moremo spreminjati. 

Za prejete račune lahko določimo več knjig, ki se številčijo ločeno. Če to določimo v meniju > Nastavitve > Številčenje dokumentov,  se bo na vnosu prejeta računa prikazalo dodano polje za izbiro knjige prejetih računov.

2. Dobavitelj: izberemo ga na spustnem seznamu. Ta podatek se prenese v vknjižbo za obveznost, za potrebe DDV in kot prejemnik na plačilni nalog s TRR-jem, ki je na stranki označen da "Se predlaga".
Podatke o dobavitelju lahko spreminjamo s klikom na ikono »Uredi«, lahko pa tudi vnesemo novega dobavitelja s klikom na ikono »Nov«, ne da bi nam bilo potrebno zapirati vnosno okno prejetega računa.

3. Datum računa: ta podatek se odraža v knjigi DDV.

4. Datum opravljanja: ta podatek predstavlja datum temeljnice in se prenese v vknjižbo za obveznost.

5. Datum zapadlosti: ta podatek se prenese v vknjižbo za obveznost in na plačilni nalog.
Lahko vnesemo tudi število dni in program bo datumu računa prištel dneve in jih vpisal v polje datum zapadlosti.

6. Datum prejema: Ta podatek določa obdobje v knjigi DDV. Vnašamo ga le, če je organizacija zavezanec za DDV.

7. Znesek: predstavlja znesek za plačilo, razen pri računu za predplačilo, kjer predstavlja znesek računa.

8. Denarna enota: Ta podatek se prenese v vknjižbo obveznosti do dobavitelja. Predlaga se iz nastavitev posameznega dobavitelja, kjer lahko določimo tudi denarno enoto.
V primeru, da to ni domača denarna enota, se bo na vnosu glave prejetega računa prikazalo tudi polje s predlaganim tečajem (srednji tečaj Banke Slovenije) in preračunani znesek v domačo denarno enoto glede na vneseni datum opravljanja.

9. Originalna številka: prepišemo jo iz splošnih podatkov prejetega računa (ta podatek se prenese v opis temeljnice in vknjižbe in na plačilni nalog). Če želimo imeti v opisu knjižbe na temeljnici še dodatni opis, ga lahko vpišemo za dobaviteljevo številko.

10. Referenca: Prepišemo jo iz splošnih podatkov prejetega računa, ki je sestavljena iz modela in sklica (ta podatek se prenese v vknjižbo obveznosti in na plačilni nalog).

11. Plačilo - izbiramo lahko med naslednjimi možnostmi:

  • Naredi plačilni nalog: avtomatično se bo pripravil plačilni nalog glede na TRR, ki je stranki označen, da "se predlaga".
  • Plačilni nalog ni potreben: nalog se ne bo pripravil.
  • Že plačal delavec: iz seznama moramo izbrati tudi delavca in pripravila se bo vknjižba obveznosti na izbranega delavca. Delavce vnašamo in urejamo v "Šifranti > Delavci".
  • Plačano z drugim računom: na seznamu moramo izbrati račun, s katerim bo poravnana obveznost (na primer plačilo računa  za stroške, ki so bili plačani s plačilnimi karticami).
  • Blagajna: na seznamu izberemo vrsto blagajniškega izdatka in vpišemo datum. Po potrditvi računa se bo avtomatično pripravil blagajniški izdatek, hkrati pa se bo obveznost zaprla.
  • Že plačal zasebnik: za znesek obveznosti se bo zmanjšalo stanje na lastniškem računu in na podlagi tega se bo pripravila ustrezna knjižba. Možnost se pojavi samo pri zasebnikih.

 

Vnos odhodkov

Odhodki krmilijo knjiženje prejetih računov, saj določajo, kako se bo prejeti račun zapisal v računovodske in davčne evidence.

Z njimi želimo poenostaviti in omogočiti vnos računa tudi nekomu, ki ni po stroki računovodja (na primer podjetnik).

V sistemu je že vpisanih veliko odhodkov, ki jih lahko prilagodimo svojim potrebam (spreminjamo konto knjiženja, nastavitve za DDV, preimenujemo, odpiramo nove odhodke in jih brišemo).

 

1. Odhodek: izberemo ga na spustnem seznama tako, da v polje vnesemo del imena odhodka (na primer »pisar« za pisarniškimaterial) ali konto (na primer 4060).

2. Analitika: Podatek vpliva na vknjižbe. Polje se prikaže le v primeru, da izbrani konto dovoljuje ali zahteva analitiko (nastavitve kontov) in imamo vsaj en vnos v šifrantu analitik.

3. Delavec: Podatek vpliva na vknjižbe. Polje se prikaže le v primeru, da izbrani konto dovoljuje ali zahteva delavca (nastavitve kontov). 
Podatke o delavcu lahko urejamo s klikom na Pregled ali dodamo novega s klikom na Nov.

4. Temeljnica: povezavo lahko izberemo v primeru knjige P-RAC in ko imamo temeljnico, na kateri je knjižen prejeti račun za uvoženo blago. Podatek vpliva na knjiženje.

5. Osnova: znesek osnove se predlaga (izračuna) iz podatka o znesku računa in stopnji DDV na izbranem odhodku. Znesek lahko po potrebi popravimo.
V primeru, da organizacija ni zavezanec za DDV, vnesemo znesek z DDV. Podatek vpliva na vknjižbo odhodka.

6. Znesek DDV: predlaga (izračuna) se iz osnove in stopnje DDV na izbranem odhodku. Po potrebi ga lahko popravimo. Podatek vpliva na vknjižbo obveznosti za DDV.

7. Opis: vnesemo lahko opis knjižbe, ki se bo dodal k opisu temeljnice na knjižbi in se bo natisnil pri tiskanju temeljnice.

8. Kliknemo Shrani vrstico.

Po enakem postopku vnesemo vse različne odhodke na istem prejetem računu.
 

Po končanem vnosu podatkov prejetega računa lahko z gumbi v orodni vrstici:

  • Shranimo prejeti račun (gumb Shrani): uporabimo ga v primeru, ko vnos prejetega računa še ni dokončen. Shranjevanje prejetega računa bo zapisalo le Osnutek računa, kar pomeni, da račun ne bo formiral zapisov v dvostavno knjigovodstvo in davčno knjigo. Osnutek računa ima isto številko, kot jo bo imel potrjeni račun.
  • Opustimo vnos prejetega računa (gumb Opusti): izgubljene bodo vse spremembe v prejetem računu.
  • Potrdimo prejeti račun (gumb Potrdi): program bo pripravil temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu, zapis v knjigo DDV ter plačilni nalog (če je bil izbran).

Opombe: služijo za lastne opombe in se ne prikazujejo na nobenem izpisu. Prvih 20 znakov je vidnih na osnovni preglednici prejetih računov. 

Priponke: Prejetemu računu lahko pripnemo sliko (ali več slik) dokumenta.

 

Pogled priloge na prejetih računih

 

Pri vnosu prejetega računa imamo možnost dodajanja prilog.

S klikom na priloženo prilogo, se nam ta prikaže na desni strani ekrana. Tako imamo možnost prepisa podatkov, kar nam olajša delo pri vnosu.