Šifrant Stranke - navodila za uvoz v Minimax (excel)

 

Stranke lahko v Minimax uvažamo preko xml ali CSV datoteke (Excel).

Navodilo se nanaša za uvoz podatkov preko CSV datoteke (Excel).

 

Predlogo shranimo na računalnik ter napolnimo podatke

Za uvoz najprej pripravimo predlogo, ki jo shranimo na svoj računalnik, napolnimo s podatki in datoteko nato uvozimo v Minimax.

1. V meniju Nastavitve > Uvozi podatkov izberemo Uvoz iz excela.

2. Na seznamu možnih uvozov izberemo Stranke.

3. Izberemo Pripravi naj se predlog« in kliknemo na Pripravi predlogo.

4. Datoteko shranimo na računalnik.

V nadaljevanju je navodilo, kako pravilno vnesemo podatke v predlogo:

Vsebine in zaporedja stolpcev ne smemo spreminjati. Podatke lahko v polja prilepimo iz drugih datotek ali pa jih vnesemo sami.

 

Šifra

Podatek je obvezen.

Šifro lahko določamo poljubno, vendar se ne sme ponavljati. Torej vsaka stranka mora imeti svojo šifro.

Najpogostejša je uporaba šifer programa, iz katerega prenašamo podatke.

Primer šifre: 1

Naziv

Podatek je obvezen.

Naziv stranke je poljuben podatek, lahko uporabljamo skrajšan ali polni naziv podjetja.

Primer naziva: Saop d.o.o.

Naslov

Podatek je obvezen. Predstavlja sedež podjetja

Naslov stranke je poljuben podatek, sestavljen je iz ulice in hišne številke.

Primer naslova: Cesta Goriške fronte 46

Država

Podatek je obvezen.

Država stranke ni poljuben podatek, saj mora biti vpisana šifra države glede na šifrant držav. Najdemo ga v Minimaxu v šifrantu Stranke, polje Država. 

Primer države: SI

Pošta

Podatek je obvezen.

Pošta stranke predstavlja poštno številko.

Primer pošte stranke: 5290

Kraj pošte

Podatek je obvezen.

Kraj pošte stranke predstavlja mesto pošte.

Primer pošte stranke: Šempeter pri Gorici

Naziv naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naziv naslovnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer naziva: Saop d.o.o.

Naslov naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot naslov naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer naslova: Cesta Goriške fronte 46

Država naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot država naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustimo polje prazno.

Primer države: SI

Pošta naslovnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot država naslovnik za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer pošte prejemnika: 5290

Kraj pošte prejemnika

Podatek je upoštevan na listinah, ki jih izstavljamo strankam - kot kraj naslovnika za pošto.

Če polja ne izpolnimo, program upošteva podatek vpisan v predhodnih poljih (sedež podjetja).

Če stranki pošiljamo listine na sedež podjetja, potem pustite polje prazno.

Primer kraja pošte prejemnika: Šempeter pri Gorici

 

Zavezanec za DDV

Zelo pomembno, oznaka vpliva na zapise v davčnih evidencah!

Podatek izpolnimo z veliko tiskano D, če je stranka davčni zavezanec oziroma z veliko tiskano N, če stranka ni davčni zavezanec.

Če podatka ne izpolnimo, bo stranka uvožena >kot ni davčni zavezanec (N).

D Davčni zavezanec
N Ni davčni zavezanec
(prazno) Ni davčni zavezanec

Primer statusa davčnega zavezanca stranke: D

Davčna številka

Podatek je obvezen, če smo v polje zavezanec za DDV  izbrali "D" (je davčni zavezanec), sicer podatek ni obvezen.

V tem polju mora biti za domačo državo vpisana pravilna davčna številka, saj program pri uvozu preverja njeno vsebino. V primeru nepravilne davčne številke stranka ne bo uvožena.

Primer davčne številke stranke: 79407340

Matična številka

Podatek ni obvezen.

V polje vpišemo matično številko stranke

Primer matične številke stranke: 5313483129

Šifra dejavnosti

Podatek ni obvezen.

v polje vpišemo šifro dejavnosti po uradnem šifrantu

Primer šifre dejavnosti stranke: 62.010

Identifikacijska številka

Podatek je obvezen, če smo v polje zavezanec za DDV  izbrali "D" (je davčni zavezanec), sicer podatek ni obvezen.

Identifikacijska številka predstavlja davčno številko s predpono ki označuje državo.

Primer identifikacijske številke stranke: SI79407340

Denarna enota

Šifro ali oznako denarne enote vnašamo v obliki, kot je v stolpcu DE v Šifranti -> Tečaji.

V kolikor podatek ni vpisan, se ob uvozu določi domača denarna enota.

Primer šifre denarne enote: EUR

Dnevi za zapadlost

Podatek ni obvezen.

Predstavlja število dni za zapadlost na izdanih dokumentih glede na datum izstavitve (rok plačila). 

Če podatka ne izpolnimo, se bo za stranko vpisalo število 0.

Primer dni za zapadlost stranke: 14

Odstotek rabata

Podatek ni obvezen in predstavlja odstotek rabata. V kolikor podatka ne izpolnimo, se bo za stranko vpisalo število 0.

Primer odstotka rabata stranke: 3

Spletna stran

Podatek ni obvezen

Predstavlja naslov spletne strani stranke.

Primer spletne strani stranke:  www.Minimax.si

Transakcijski račun

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo transakcijski račun brez presledkov ali ločil.

Primer transakcijskega računa: SI56051008010777371

Ime in priimek stika

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo ime in priimek stika (kontaktne osebe) pri stranki.

Telefon

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo telefonsko številko stika pri stranki.

Elektronska pošta

Podatek ni obvezen, v polje vpišemo elektronsko pošto stika pri stranki.

Shranjevanje dokumenta

Dokument shranimo s klikom na Datoteka > Shrani (File > Save).

Če se prikaže opozorilo, da dokument morda ni združljiv z Unicode formatom, kliknemo na gumb Da (Yes).

 

 

Uvoz datoteke s podatki v Minimax

Datoteko s podatki uvozimo v Minimax.

1. V meniju Nastavitve  > Uvozi podatkov izberemo Uvoz iz excela.

2. Na seznamu možnih uvozov izberemo Stranke.

3. Izberemo Podatki naj se uvozijo in kliknemo na Uvozi podatke.

Program izpiše poročilo o uvozu.