Obračun storitev računovodskega servisa

 

Minimax omogoča računovodskim servisom, da hitro, enostavno in pregledno prikažejo in obračunajo strankam svoje storitve.

 

 

Kaj omogoča Obračun storitev?

 

Strankam lahko obračunavamo storitve po pavšalu in/ali po opravljenem delu, saj Minimax beleži vse knjižbe oziroma obračune, ki jih nato samodejno obračuna glede na nastavitve. Dodajamo lahko tudi druge poljubne storitve, na primer svetovanje ali pripravo dokumentacije.

 

Ko imamo za posamezne stranke enkrat vpisane nastavitve za obračun, bo program vsak mesec pripravil račune za vse stranke servisa z nekaj kliki.

 

 

Nastavitve za obračun storitev

 

Začetne nastavitve

 

Pravice za obračun storitev ima samo administrator plačnika, ki bo tudi edini imel možnost pregleda in obračuna storitev.

 

Za začetek moramo omogočiti možnost obračunavanja storitev, kar moramo narediti samo enkrat.

1. Na vstopni strani programa izberemo Obračun storitev.

2. Izberemo organizacijo, na kateri se bodo izstavljali računi za računovodske storitve. To je torej računovodski servis.

3. Kliknemo Začni z uporabo obračuna storitev.

 

 

4. Na seznamu program prikaže vse organizacije, do katerih dostopamo kot računovodja, in so (lahko) vključene v obračun.

5. Na posamezni organizaciji uredimo nastavitve za obračun s klikom na ikono za nastavitve :

Določimo lahko obračun po:

  • pavšalu in/ali
  • dejanskih opravljenih 

 

V vsakem primeru lahko na mesečni obračun dodajamo tudi druge storitve za stranke.

 

Stranka na izdanem računu

Za vsako organizacijo, ki jo vodimo v Minimaxu, mora imeti servis v svojem šifrantu strank pripadajočo stranko. Če stranke še ni v šifrantu (odprta pa je organizacija), jo bo Minimax samodejno zapisal v šifrant strank. To se bo zgodilo, ko kliknemo na urejanje nastavitev za obračun posamezni stranki.

 

Artikli na izdanem računu

 

Ko v nastavitvah za obračun določimo posamezne postavke, se bodo te samodejno zapisale v šifrant Artiklov računovodskega servisa. Za vsako stranko servisa se bo v šifrantu tudi pripravil ustrezni cenik.

 

Primer 1: Obračunavanje po pavšalu
 

Stranki obračunavamo storitve samo po pavšalu.

1. Kliknemo na ikono za nastavitve na posamezni stranki.

2. Označimo Izračun po pavšalu.

3. Predlaga se naziv artikla, ki bo izpisan na izdanem računu, in ga lahko uredimo.

4. Vnesemo ceno.

5. Vnesemo morebitni popust.

6. Po želji uredimo še opis, ki se izpiše pri artiklu na računu.

 

Če izberemo nastavitev Na računu naj se prikaže specifikacija storitev, se bo na računu samodejno prikazalo število posameznih opravljenih storitev.

 

 

Primer 2: Obračunavanje po opravljenih storitvah
 

Stranki zaračunavamo dejansko opravljene storitve.

1. Kliknemo na ikono za nastavitve na posamezni stranki.

2. Označimo Izračun po številu storitev. Za vsako posamezno storitev, ki jo želimo zaračunavati, določimo:

3. Naziv artikla, ki se bo izpisal na računu.

4. Ceno.

5. Morebitni popust.

6. Po želji uredimo še opis, ki se izpiše pri artiklu na računu.

 

Odkljukane storitve se bodo izbrani stranki samodejno obračunale na mesečnem računu.

Pozor: Artikli, ki jih vnesemo na tem mestu, se bodo samodejno zapisali v šifrant artiklov na organizaciji računovodskega servisa, v cenik za posamezno stranko.

 

 

Primer 3: Obračunavanje po pavšalu in opravljenih storitvah

 

Stranki zaračunavamo storitve po pavšalu, ki vključuje knjiženje izdanih in prejetih računov ter plačilni promet. Posebej pa na primer zaračunavamo obračune DDV, plače ter DOP.
 

V tem primeru bomo označili:

1. Kliknemo na ikono za nastavitve na posamezni stranki.

2. Izberemo Izračun po pavšalu (glej primer 1) in

3. izračun po številu storitev (glej primer 2).

 

Stranki se bo na mesečnem računu zaračunal pavšal in dodatno še storitve, ki smo jih označili na nastavitvah.

 

Kako si olajšamo vnos nastavitev?

 

Ko vnašamo nastavitve za obračun za stranko, se te predlagajo iz nastavitev prejšnje stranke, ki smo jo urejali. 

Predlagamo, da po vrsti urejate nastavitve za stranke, ki imajo enak ali zelo podoben način obračuna.

Na primer stranke, ki jim obračunavate pavšal v enakem znesku, eno za drugo. Nato se lotite naslednje skupine s podobnim obračunom.

 

Dodatne storitve, ki jih zaračunavamo strankam

 

Strankam lahko zaračunavamo tudi druge storitve, na primer pripravo poročil, svetovanje, zaposlovanje in podobno.

Na vrstici posamezne stranke izberemo Nova dodatna storitev.

 

 

1. Izbrana je Organizacija, ki ji zaračunavamo storitev.

2. Vnesemo Datum opravljene storitve.

3. Vnesemo količino.

4. Vnesemo ceno.

5. Vnesemo morebitni popust.

6. Izračuna se znesek.

7. Po želji uredimo še opis, ki se izpiše pri artiklu na računu.

 

 

Pregled in kopiranje dodatnih storitev

 

Storitve, ki jih strankam zaračunavamo poleg pavšala in knjižb v Minimaxu, najdemo v zavihku Dodatne storitve.

Na pregledu dodatnih storitev lahko:

1. Dodajamo nove storitve.

2. Kopiramo storitve za isto ali drugo organizacijo.

3. Brišemo storitve.

4. Pregledujemo storitve, pri čemer jih lahko omejimo na stranko, datum ter artikel.

 

 

Priprava mesečnega obračuna za računovodske storitve

Mesečni obračun bo pripravil osnutke izdanih računov na podlagi nastavitev, ki smo jih določili za obračunavanje posameznim strankam.

Pred pripravo mesečnih računov lahko preverimo, kaj bo posamezni stranki zaračunano. Na preglednici strank na obračunu storitev kliknemo na znesek za posamezno stranko in program prikaže storitve, ki bodo zaračunane.

 

 

Priprava obračuna:

1. Izberemo ustrezno obdobje za obračun.

2. Kliknemo Pripravi račune.

3. Prikaže se okno, kjer je zapisano, koliko računov se bo pripravilo, in njihova skupna vrednost. Vnesemo datum izdaje računov.

4. S klikom na Potrdi program pripravi osnutke izdanih računov za vse stranke glede na nastavitve obračuna za posamezno stranko.
 

Izdane račune lahko na običajni način masovno potrdimo, tiskamo, pošljemo po e-pošti, pošljemo e-račune. Lahko jih tudi prenesemo na organizacije (tole še opisati).

 

Preklic obračuna storitev

 

Vstopna stran > Obračun storitev

Na preglednici obračuna storitev lahko prekličemo že zaključeni obračun.

 

 

Pozor: S preklicem obračuna storitev se računi ne izbrišejo samodejno, ampak jih je treba izbrisati v Izdanih računih.

Predlagamo, da te račune izbrišete preko masovnih obdelav, preden potrdite nov obračun storitev.