Knjiženja - uputstva za uvoz u Minimax (excel)

Knjiženja možemo uvoziti u program Minimax preko XML ili CSV datoteka.

 

U nastavku je uputstvo za uvoz podataka preko csv datoteke (excel).

 

Za uvoz podataka treba pripremiti šablon u samom Minimax programu.
Ovaj šablon je već detaljno podešen, tako da ga program prepoznaje i uvozi podatke.
Veoma je bitno:

- da se ne menja zaglavlje ovog šablona koji kroz program dobijete
- popuniti samo kolone ispod zaglavlja. Možete kopirati čitave kolone iz vašeg excela u ovaj. To je i cilj postupka. 
- obratiti pažnju na datume, iza godine ne ide tačka
- obratiti pažnju na unos stranke, artikla, analitike, skladišta (kada je to dopunski podatak) pa uneti ŠIFRU koja je kod tog podatka u Minimax
- pročitati šta piše na svakoj koloni kad odaberemo neku ćeliju, naglašeno je šta je obavezan podatak. Njega ne smemo izostaviti.
- ne menjati vrstu dokumenta pri snimanju, nego ostaviti postojeću
- treba raditi kroz excel Microsoft Office a ne kroz OpenOffice
- da se ne pokušava sa uvozom excela koji je formiran u drugom programu, čak ni koji je formiran izvozom iz Minimax-a jer takvi excel-i sadrže drugačije podatke. 
- kada uvezemo excel, osim kada program kaže da je format pogrešan, sve druge greške su nam dragoceni podaci koje samo u excelu ispravimo i napravimo nov uvoz, ispravan.
- NAPOMENA: ako smo napravili uvoz i sve je OK prošlo, a mi naknadno ustanovili da smo uvezli pogrešne podatke? Onda ispravimo excel i sačuvamo. Moramo u programu obrisati prethodni unos pa ponoviti sa ispravljenim excelom.
Zašto?
Zato što jednom uvežen excel za koji program javi da je u redu, da je napravio zapis ne možemo ispravljati novim drugačijim excelom, samo dupliramo podatke (početno stanje, artikli, radnici)!!! 

 

Kada je popunjen excel- sačuvamo šablon na svom računaru. 

Uvozom podataka napraviće se nalog za knjiženje u Dvojnom knjigovodstvu.

 

Kako se pravi "šablon"?

 

U meniju prečica izaberemo Uvoz iz excela.

1. Na spisku mogućih uvoza izaberemo Knjiženja.

2. Izaberemo mogučnost Neka se pripremi predlog i kliknemo na dugme Napravi predlog.

3. Datoteku sačuvamo na računar.

 

 

Uslov, da bismo mogli da uvozimo stavke u nalog za knjiženje dvojnog knjigovodstva je da imamo uređene sve podatke u šifarnicima, koji se pojavljuju u tom nalogu za knjiženje.

 

U nastavku je uputstvo, kako pravilno da unesete podatke u predloženu tabelu, da biste mogli tu datoteku sa svojim podacima na istom mestu uvesti u program Minimax.

Sadržaj i redosled kolona ne smemo menjati. Podatke možemo prelepiti iz drugih datoteka ili ih unosimo ručno.

 

Datum

Podatak je obavezan.

Datum knjižbe zapisujemo u obliku DD.MM.LLLL

Primer datuma: 1.1.2018

(datum nema tačku iza godine!!!!!!)

 

Opis

Podatak je obavezan.

Opis popunjavamo proizvoljnim tekstom, brojem dokumenta, itd...

Primer opisa: PR 2014-54651

 

Konto

Podatak je obavezan.

Konto unosimo u obliku kao što se nalaze u šifarnici Konti.

Primer konta: 2020

 

Stranka

Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak.

U polje unosimo šifru stranke a ne ime. Šifra, koju koristimo mora postojati u šifarnici > Stranke kod svake stranke posebno.

Primer šifre stranke: 457

 

Analitika

Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.

Ukoliko želimo da vodimo evidenciju po analitikama, moramo upisati šifru analitike kao što je u Šifarcnici > "Analitike".

Primer šifre analitike: 1

 

Radnik

Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.

Ukoliko želimo da vodimo evidenciju po radnicima, moramo upisati šifru radnika kao što je u Šifarcnici > "Radnici".

Primer šifre radnika: 1

 

Dospeće

Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.

Datum pišemo u obliku DD.MM.LLLL

Primer datuma: 1.1.2014

(bez tačke iza godine!!!)

 

Izrada

Podatak je obavezan ukoliko konto u stavu zahteva taj podatak u suprotnom možemo ostaviti prazno.

Datum pišemo u obliku DD.MM.LLLL

Primer datuma: 1.1.2014

 

Veza

Podatak nije obavezan, a ukoliko ga upišemo po njemu ćemo moći da zatvaramo stavku prilikom evidencije uplate.

Primer veze: 2014-7564

 

Valuta

Podatak je obavezan.

Šifru ili oznaku novčane jedinice unosimo u obliku kao što se nalazi u koloni NJ u Šifarnici > Kursevi.

Primer šifre: RSD

 

U duguje valute

Podatak je potreban ukoliko je novčana jedinica u prethodnom polju različita od domaće novčane jedinice, u suprotnom polje ne popunjavamo.

Primer unosa u polje "U duguje valute": 754,45

 

U potražuje valute

Podatak je potreban ukoliko je novčana jedinica u prethodnom polju različita od domaće novčane jedinice, u suprotnom polje ne popunjavamo.

Primer unosa u polje "U potražuje valute": 754,45

 

U duguje domaće valute

Popunjavanje ovog podatka isključuje unos podatka "U duguje valute". U jednom redu, može biti popunjen ili jedan ili drugi podatak, nikako oba.

Primer unosa u polje "U duguje domaće valute": 754,45

 

U potražuje domaće valute

Popunjavanje ovog podatka isključuje unos podatka "U potražuje valute". U jednom redu, može biti popunjen ili jedan ili drugi podatak, nikako oba.

Primer unosa u polje "U potražuje domaće valute": 754,45

 

Čuvanje dokumenta

Dokument čuvamo klikom na Datoteka -> Sačuvaj (File -> Save). Kad se prikaže upozorenje, da dokument možda neće biti kompatibilan sa Unicode formatom, kliknemo na dugme Da (Yes).

 

Šta je potrebno za uspešno popunjavanje tj. prenošenje podataka POČETNOG STANJA?

 

- excel u kome su nam podaci početnog stanje iz prethodnog programa najbolje da kopiramo pa da kopiju uređujemo

- potrebno je da obrišemo sva konta osim analitičkih (dakle brišemo jednocifrena, dvocifrena, trocifrena konta i ostavljamo krajnja analitička konta, negde će to biti četvorocifreni, negde petocifreni)

- napravimo poređenje tih konta sa onima ponuđenim u Minimaxu. U nekim situacijama moraćete da napravite nov konto u Minimaxu da bi ispratili situaciju, u nekim situacijama da preimenujete konto u Miniamx-u a negde i da se prilagodite, odnosno da prethodni konto zamenite onim koji Vam Minimax nudi. U svakom slučaju: moramo imate u Minimax-u sva konta koja su u dokumentu sa podacima koji se prenose.

- ukoliko na nekom kontu imamo podatak i dugovno i potražno- za prenos u Minimax moramo napraviti 2 reda! To znači: kopiramo podatak u naredni red tako da jedan red sadrži dugovnu stranu a drugi potražnu

- sada kopiramo iz ove tabele koju smo pripremili kolone u tabelu koju smo dobili u Minimax-u

- kad sačuvamo, možemo da uvezemo početno stanje

 

 

Uvoz datoteke sa podacima u Minimax

Datoteku sa podacima potom uvozimo u Minimax na istom mestu gde smo napravili predlog.

 

U meniju Ostalo izaberemo Drugi uvozi.

1. Na spisku opcija uvoza izaberemo Knjiženja.

2. Izaberemo opciju Neka se uvoze podaci i kliknemo na dugme Uvezi podatke.

 

Program ispiše izveštaj o uvozu podatala.