Elektronska razmena računa unutar programa Minimax

Organizacije u sistemu Minimax mogu međusobno razmenjivati u elektronskom obliku, što znači da se izdati računi jedne organizacije automatski pojavljuju među nacrtima primljenih računa druge organizacije.

Time kupac nema potrebu ručno da unosi primljene račune, već samo da proveri nacrt računa i potvrdi ga.

Primer:

Računovodstvena agencija izdaje račune za svoje usluge prema 70 stranaka (organizacijama koje vodi u programu Minimax).

Donjim podešavanjima će se na osnovu tih izdatih računa automatski na svakoj organizaciji (stranki agencije) napraviti nacrt primljenog računa od strane knjigovodstvene agencije.  

Ovo ne zamenjuje original dokumen izdatog računa!

Za elektronsku razmenu podataka potrebna je saglasnost oba partnera.

Za primer uzmimo preduzeća KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. i PREDUZETNIK PR.

Podešavanja za elektrosnku razmenu izdatih računa

Prvi uslov je, imamo oba partnera (Obe organizacije u Minimaxu) u šifarniku stranaka sa pravilno upisanim PIBom.

Znači, organizacija KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. mora u svom šifarniku stranaka imati PREDUZETNIK PR.

Organizacija PREDUZETNIK PR. mora imati u svom šifarniku stranaka KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O.

Drugi uslov je, da KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. želi da šalje račune stranki PREDUZETNIK PR. elektronski.

U organizaciji KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. u šifarniku stranaka za PREDUZETNIK RS. mora označiti  "Slanje računa toj stranki."

 

Treći uslov je, da PREDUZETNIK PR. dozvoli elektronski prijem računa od preduzeća KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O.

U organizaciji PREDUZETNIK RS. u šifarniku stranaka za preduzeće KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. označimo 

»Primanje računa od te stranke.«

 

Ako na primer KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. želi da šalje račune elektronskim putem, a PREDUZETNIK PR. to u podešavanjima ne dozvoljava, računi se neće slati elektronski. Zbog toga je potrebno da se oba partnera saglase.

 

Elektronsko slanje računa

Izdavanje računa kod organizacije sa gornjim podešavanjima se obavalja isto kao izdavanje svih ostalih računa.

U našem primeru preduzeće RAČUNOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O. izdaje račun kupcu PREDUZETNIK PR.

Na pogledu potvrđenog izdatog računa se pojavljuje obaveštenje da je račun poslat elektornskim putem i da je kod kupca sačuvan prilog tog računa sa datumom i vremenom slanja.

 

Elektronski prijem računa

Pri kupcu PREDUZETNIK PR. se taj račun pojavi kao nacrt primljenog računa.

Račun je potrebno urediti:

1. Datum računa, Datum prometa Datum dospeća se predlažu iz elektronski poslatog izdatog računa.

2. U polje Datum prijema se predlaže dan, kada je račun poslat i primljen elektronskim putem.

3. Iz izdatog računa se predlažu još Iznos, Originalni broj i Poziv na broj.

4. Iz prethodnog računa istog dobavljača (bez obzira na to da li je račun primljen elektronski ili ne) predlaže se Analitika, Plaćanje Rashod.

5. Dopunimo podatke koji nedostaju i dodamo rashod.

6. Kao i obično račun Sačuvamo ili Potvrdimo.

 

Popravljanje elektronski poslatih računa

 

VAŽNO!

Kada kupac (u našem primeru PREDUZETNIK PR). potvrdi primljen račun, dobavljač (u našem primeru KNJIGOVODSTVENA AGENCIJA D.O.O.)  ne može više otkazivati taj izdati račun!

Ispravke su moguće samo u međusobnom dogovoru.

Ako kupac otkaže primljen račun i on dobije status nacrta, dobavljač može popraviti izdat račun.
Kada ga ponovo izda, ispravljeni račun će se pojaviti kao nacrt primljeog računa kod kupca (tako da se ne može duplirati).

AKo je primljeni račun kod kupca među nacrtima, dobavljač može da izbriše izdat račun.
U tom slučaju izbriše se i nacrt primljenog računa.

Pokušaj otkazivanja izdatog računa, nakon što kupac potvrdi primljeni račun, javi obaveštenje : »Račun ne možete otkazati zato što je automatski poslat dobavljaču, koji ga je već potvrdio.«

U slučaju da program "dozvoli" popravljanje izdatog računa, znači da je račun kod kupca među nacrtima.

U svakom slučaju preporučujemo, da svaku naknadnu promenu računa partnera međusobno uskladite!