Vnos izdanega računa

 

Navodilo za izdan račun lahko razdelimo na dva dela:

 

Vnos glave izdanega računa

1. V meniju > Poslovanje izberemo > Izdani računi.

2. Kliknemo na Nov. Odpre se vnosno okno za vnos izdanega računa.

Vnašamo lahko samo račune za nezaključeno obdobje DDV (v primeru, da smo davčni zavezanci).

Do oddaje obračuna DDV na DURS lahko obračun DDV-ja tudi prekličemo in naknadno vnesemo oziroma popravimo izdane račune ter ponovno izvedemo obračun DDV.

Dodatni podatki na računu:

Osnovni podatki

Opisi na tiskanju

Naslovnik/Prejemnik

Dobavnica

Ostali podatki

 

Osnovni podatki

1. Številčenje:

V osnovi številči Minimax račune enotno znotraj koledarskega leta, pri čemer lahko določimo številko prvega računa.
Pri prehodu v novo leto program na podlagi datuma računa začne novo številčenje znotraj leta.

Če želimo ločeno številčiti posamezne vrste računov (na primer račune, račune za predplačila, dobropise), lahko določimo več knjig za številčenje dokumentov.
Če v nastavitvah določimo za izdane račune več knjig za izdane račune, se pri vnosu računa prikaže polje Številčenje, kjer moramo izbrati ustrezno knjigo. 
Če za račune ne določimo ločenega številčenja, se polje ne prikaže.

2. V spustnem seznamu izberemo Kupca (ta podatek se prenese v vknjižbo za terjatev, v evidence za potrebe DDV in kupec se predlaga kot naslovnik računa).

Če želimo, da je naslovnik računa ali prejemnik blaga-storitev (izpisan na računu) drugačen kot kupec (vknjižba terjatev in davčne evidence), vnesemo Naslovnika in prejemnika v šifrantu na stranki. 

S klikom na zavihek Naslovnik/Prejemnik se odpre okno za spreminjanje, ali določitev naslovnika/prejemnika(Naziv, Naslov, Država in Pošta). 

Če podatke o naslovniku/prejemniku popravimo na tem mestu, bodo spremembe upoštevane samo na tem računu.

3. Vnesemo Datum računa (ta podatek program izpiše na računu, prenese ga v vknjižbo za terjatev in odraža v knjigi DDV. Predlaga sistemski datum).

4. Vnesemo Datum opravljanja (ta podatek program izpiše na računu, predstavlja datum temeljnice, zapiše v vse vknjižbe in vpliva na obdobje za DDV. Predlaga datum računa. Če sta datuma enaka, vnesemo samo Datum do.)

Posebnost!
Če je datum opravljanja do večji in se nanaša na drugo obdobje od datuma računa, program upošteva v knjigi DDV datum računa (na primer: datum računa 1. 9., datum opravljanja 30. 10., v knjigo DDV zapiše 1. 9.)

 

5. Vnesemo Datum zapadlosti računa (ta podatek program izpiše na računu in v knjižbo za terjatev).

  • Če imamo v šifrantu strank na posamezni stranki določene dneve za zapadlost, bo datum zapadlosti program avtomatično izračunal. Po potrebi ga lahko spremenimo.
  • Če vnesemo število dni, se bo datum zapadlosti izračunal na podlagi tega vpisa.

 

6. Blagajniški prejemek: izberemo ga v primeru, da je bil račun, ki ga izstavljamo, plačan z gotovino .

7. Na podlagi teDatum prejemka: vnesemo ga samo, če je bil račun plačan v blagajno.

  • Avtomatično se bo pripravil blagajniški prejemek na datum, ki ga vnesemo.
  • Polja za blagajniški prejemek se prikažejo samo, če imamo aktiviran modul Blagajna.> Začetek dela z Blagajno.
  • Če na datum prejemka še ni odprt blagajniški dnevnik, ga program odpre samodejno in ustvari nov blagajniški prejemek.

 

8. Izberemo Denarno enoto, v kateri želimo izstaviti račun (ta podatek se izpiše in vpliva na tečaj in se odraža v vknjižbi terjatve).

Če smo izbrali denarno enoto, ki ni domača, program prikaže polje Tečaj in predlaga tečaj na dan izstavitve računa za preračun v domačo denarno enoto.

9. Če imamo v šifrantu Analitik vsaj en vnos, lahko izberemo Analitiko.

V tem primeru lahko s klikom na gumb Nov dodamo novo analitiko oziroma s klikom na gumb Podrobno urejamo obstoječe analitike (ta podatek se prenese v vknjižbe prihodka).

10. Vnesemo Rabat (%), ki predstavlja odstotek popusta na celotni znesek računa, razen predplačil (ta podatek se izpiše na računu in zmanjšuje vrednost računa).Za posamezno stranko lahko določimo rabat, ki se predlaga na vsakem izdanem računu tej stranki, lahko pa ga na računu tudi spremenimo.

11. Ponavljajoči račun: račun lahko označimo kot ponavljajči za hitrejši pregled nad računi, ki se ponavljajo in jih ponavadi kopiramo iz meseca v mesec.

12. Vnesemo Osnovo za račun, ki predstavlja oznako dokumenta, ki je vezan na ta račun, na primer »Pogodba št. ..., Ponudba št. .., Dobavnica št. ..« (ta podatek se izpiše na računu).

13. Če imamo gotovinske račune je prikazano polje  Način plačila (za FURS) kjer izbiramo med:

  • Gotovina
  • Kartica
  • Drugo
  • Gotovina po povzetju

Podatek je namenjen poročanju na FURS v predpisani obliki v skladu z zakonodajo.

Vnos računa, ki je plačan z gotovino.

14.  Gumb "Vse po znižani stopnji"
S klikom na gumb "Vse po znižani stopnji" se vsem vrsticam računa spremeni davčna stopnja na znižano stopnjo (ne glede na izbrano stopnjo v nastavitvah artikla), razen vrsticam s tipom artikla predplačila, kjer ostane davčna stopnja nespremenjena.

Na izdanih računih najdete v navodilih primere za posamezne tipe kupcev (davčne zavezance v Sloveniji in EU, pravne osebe izven EU, fizične osebe ne glede na državo) s prikazom,
kako se račun zapiše v davčne evidence na podlagi izbire posamezne vrste obračuna.

Opisi na tiskanju

Izberemo Vrsto izpisa, ki predstavlja predlogo za tiskanje računa ali dobropisa.

Besedila (vzorce za račune) dodajamo s klikom na ikono + in urejamo s klikom na ikono svinčnik.

V poljih Opis zgoraj in Opis Spodaj urejamo opis samo za ta račun, sicer izpise urejamo v nastavitvah izpisov.

 

Naslovnik/Prejemnik

Naslovnik: če želimo, da je naslovnik računa (izpisan na računu) drugačen kot kupec (vknjižba terjatev in davčne evidence), vnesemo Naslovnika na stranki. 

Prejemnik: če želimo, da je prejemnik blaga in storitev izpisan na računu, vnesemo Prejemnika na stranki.

Na tem zavihku so na razpolago vnosna polja za izbiro naslovnika iz podatkov stranke, ali pa ročni vnos naslovnika (Naziv, Naslov, Država in Pošta).

  • Če podatke o naslovniku popravimo na tem mestu, bodo spremembe upoštevane samo na tem računu.
  • Če želimo naslovnika shraniti, ga moramo vnesti na stranki v šifrantu > Stranke.

 

Dobavnica

Izberemo Vrsto izpisa, ki predstavlja predlogo za tiskanje dobavnice.

Besedila (vzorce za dobavnice) dodajamo s klikom na ikono + in urejamo s klikom na ikono svinčnik.

V poljih Opis zgoraj in Opis Spodaj urejamo opis samo za to dobavnico, sicer izpise urejamo v nastavitvah izpisov.

 

Ostali podatki

 

Konto terjatve: S klikom na Konto terjatve lahko določimo drug konto terjatve za knjiženje tega računa, kot je sicer določen za avtomatično knjiženje izdanih računov. Konte za avtomatično knjiženje določamo v Šifrantih > Avtomatični konti.

Opomba: na račun lahko dodamo opombo, ki bo prikazana na pogledu izdanega računa in v preglednici izdanih računov. Opomba se bo izvozila pri izvozu preglednice izdanih računov v Excel, ne bo pa natisnjena na listini izdanega računa. Vnos opombe je možen na dnu strani.

 

Vnos vrstic (artiklov) izdanega računa

 

1. Če vodimo Zaloge je prikazano polje Skladišče iz katerega se razbremenjuje zaloga.

2. Iz spustnega seznama izberemo Artikel.

  • Artikel poleg prikaza naziva, merske enote, cene.... na računu določa tudi knjiženje prihodka (konto prihodka je določen na artiklu) in zapis v DDV evidence (stopnja DDV-ja, neobdavčeno, oproščeno).
  • S klikom na svinčnik lahko urejamo nastavitve za izbrani artikel, s klikom na + pa lahko dodamo nov artikel v šifrant. Več o artiklih.
  • Iz šifranta se predlaga naziv izbranega artikla, ki se izpiše na računu. Naziv lahko za ta račun spremenimo oziroma dopolnimo v polju Naziv.
  • Vnesemo Količino v merski enoti (ta podatek vpliva na izračun vrednosti vrstice: količina x cena x (1-% popusta/100) in se izpiše).
  • Mersko enoto (ME), ki se je predlagala iz Artikla, lahko popravimo (ta podatek se izpiše).
  • Ceno za enoto, ki se je predlagala iz Cenika artikla, lahko popravimo (ta podatek vpliva na izračun vrednosti vrstice: količina x cena x (1-% popusta/100) in se izpiše).
  • Vnesemo Popust (%) (ta podatek vpliva na izračun vrednosti vrstice: količina x cena x (1-% popusta/100) in se izpiše).

 

3. Povezava na predplačilo: v primeru vnosa končnega računa na podlagi predplačila izberemo na tem polju povezavo na račun za predplačilo.

4. Vrsta obračuna DDV: Od »ne izbire« oziroma izbire vrste obračuna na seznamu je odvisno, kako se bo račun zapisal v davčne evidence.

 

Ko artikel dodamo na vrstico računa (klik na Shrani), lahko podatke urejamo s klikom na ikono na začetku vrstice:

 

  • zamenjamo artikel v celoti, pri čemer se bodo vsi podatki prepisali čez prej vnesene;
  • spremenimo šifro, naziv, količino, mersko enoto, ceno, odstotek popusta in opis artikla;
  • urejamo opis artikla, ki bo upoštevan samo na tem računu in se ne bo spremenil v šifrantu artiklov.

 

Po urejanju artikla lahko:

  • z gumbom Shrani shranimo nove podatke, vrstica na računu s tem artiklom se bo ponovno preračunala;
  • z gumbom Opusti zanemarimo nove podatke, artikel na računu bo ostal nespremenjen;
  • z gumbom Shrani in nov shranimo spremembe in nadaljujemo z dodajanjem artiklov na račun.

 

Po končanem vnosu podatkov izdanega računa lahko z gumbi v orodni vrstici:

  • Shranimo izdani račun (gumb Shrani): uporabimo ga v primeru, ko izdan račun še ni dokončen. Shranjevanje izdanega računa bo zapisalo le Osnutek računa, kar pomeni, da račun ne bo formiral zapisov v dvostavno knjigovodstvo in davčno knjigo. Poleg tega osnutka izdanega računa ni mogoče tiskati.
  • Opustimo vnos izdanega računa (gumb Opusti): izgubljene bodo vse spremembe/vnosi na izdanem računu.
  • Izstavimo izdani račun (gumb Izstavi): program bo pripravil temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu, zapise v knjigo DDV in sliko izdanega računa, ki se prikaže kot priponka na potrjenem računu.
  • Izstavimo in natisnemo (gumb Izstavi in natisni): program bo pripravil temeljnico v dvostavnem knjigovodstvu, zapise v knjigo DDV in sliko izdanega računa, ki se bo odprla v novem oknu in ga lahko takoj natisnemo.