Hitri vnos (kopiranje) prejetih računov

 

Mesečno lahko prejemamo od istih dobaviteljev zelo podobne račune, ki se razlikujejo le v zneskih, datumih in originalni številki računa.

To so na primer računi za elektriko, telefon, internet, pisarniški material, vodo, gorivo, reprezentanco in podobno.

Te račune knjižimo na iste konte in jih na enak način prikazujemo v davčnih evidencah.

Za hitrejši vnos lahko račun, ki ga nameravamo knjižiti po istem vzorcu kot prejšnjega, enostavno kopiramo.

 

Hitri vnos

1. Na seznamu prejetih računov poiščemo dobavitelja.

2. Nato kliknemo na ikono za kopiranje na računu, ki vsebuje enake vrste odhodkov kot novi račun.

3. Odpre se okno za hitri vnos novega računa, kjer lahko vnašamo samo določene podatke.

4. S prejšnjega računa program prenese naslednje podatke: Dobavitelj, Konto (ter Analitika) ter Način plačila, ki jih ne moremo spreminjati.

5. Vpišemo naslednje podatke v glavi računa:

  • Datum računa.
  • Datum opravljanja.
  • Datum zapadlosti.
  • Datum prejema.
  • Originalna številka.
  • Referenca za plačilni nalog.

 

6. Na polju Ponavljajoči račun je označena kljukica.

7. Vnesemo osnovo in DDV za posamezni odhodek. Če na novem računu odhodka ni, pustimo znesek 0,00.

8. Račun potrdimo > Potrdi.

Kaj program pripravi?

Ko račun potrdimo, program pripravi temeljnico in plačilni nalog (se pripravi, če pri vnosu prejetega računa izberemo na polju Plačilo > plačilni nalog.)

 

Ponavljajoči račun

Pri hitrem kopiranju ne moremo spreminjati nastavitev odhodka ali dodati novega - lahko pa račun shranimo in nato klinemo na Uredi, s čimer pridemo na običajno urejanje prejeta računa.

Če račun pri kopiranju označimo Ponavljajoč račun lahko prikaz tako označenih računov omejimo s filtrom na preglednici prejetih računov s klikom> napredno iskanje , da jih lažje najdemo.

 

Na seznamu ponavljajočih se računov je vedno samo zadnji račun dobavitelja, ki smo ga kopirali.

Če imamo na računu tudi druge postavke, na primer obresti , izberemo "ponavljajoči" račun z vsemi odhodki.
Pri kopiranju nato vnesemo samo osnove za tiste odhodke, ki so zapisane na novem računu. 

 

Nasvet: 

Če prejemamo od istega dobavitelja račune z različnimi odhodki, lahko za lažje iskanje vpišemo opombo na vnosu računa. Prvih 20 znakov besedila, ki ga vpišemo v »Opombe«, se prikaže na preglednici prejetih računov.

 

Kdaj ne moremo uporabiti hitrega kopiranja?

  • za odhodke, ki so povezani z osnovnimi sredstvi, prejemom blaga ali materiala ter za račune od tujih dobaviteljev,
  • če je organizacija oziroma dobavitelj iz prejšnjega računa (ki ga želite kopirati) spremenil status DDV ali
  • če želimo izbrati drug odhodek ali konto, analitiko ali vrsto plačila, kot so bili izbrani na računu, ki ga želimo kopirati.

 

Kategorije: