Elektronska izmenjava računov znotraj programa Minimax

 

Organizacije v sistemu Minimax lahko elektronsko izmenjujejo račune, kar pomeni, da potrjen izdani račun ene organizacije program samodejno prepiše v osnutke prejetih računov druge organizacije.

V tem primeru prejemniku ni potrebno ročno vnašati prejetega računa, ampak ga le potrdi.

Primer:

Računovodski servis izda račune za svoje storitve svojim 70 strankam (organizacijam, ki jih vodi v Minimaxu).

S spodnjimi nastavitvami se bo na podlagi teh izdanih računov avtomatično na vsaki organizaciji (stranki servisa) pripravil osnutek prejetega računa s strani Računovodskega servisa.  

To ne nadomesti tiskanega računa z vsemi predpisanimi elementi!

Za elektronsko izmenjavo je potrebno soglasje obeh parterjev.

Za primer vzemimo podjetji RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. in PODJETNIK S.P.

 

Nastavitve za elektronsko izmenjavo izdanih računov

Prvi pogoj je, da imata oba parterja (obe organizaciji v Minimaxu) v šifrantu strank vpisanega drugega parterja z ustrezno davčno številko.

Torej, organizacija RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. mora imeti v svojem šifrantu strank PODJETNIK S.P..

Organizacija PODJETNIK S.P. pa mora imeti v svojem šifrantu strank RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O.

Drugi pogoj je, da RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. želi pošiljati račune stranki PODJETNIK S.P. elektronsko.

V organizaciji RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. v šifrantu strank za stranko PODJETNIK S.P. označimo "Pošiljanje računov tej stranki."

 

Tretji pogoj pa je, da PODJETNIK S.P. dovoli elektronski prejem računov od podjetja RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O..

V organizaciji PODJETNIK S.P. v šifrantu strank za podjetje RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. označimo 

»Prejemanje računov od te stranke.«

 

Če na primer RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. želi pošiljati račune elektronsko, PODJETNIK S.P. pa tega z nastavitvami ne dovoljuje, se računi ne bodo pošiljali elektronsko. Potrebno je torej soglasje obeh partnerjev.

 

Elektronsko pošiljanje računov

Izstavitev računa pri organizacijah z zgornjimi nastavitvami poteka enako kot izstavljanje vseh ostalih računov.

V našem primeru podjetje RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O. izstavi račun kupcu PODJETNIKU S.P.

Na pogledu potrjenega izdanega računa se pojavi obvestilo, da je bil račun poslan elektronsko in da se je kupcu shranila tudi priponka tega računa z datumom in uro pošiljanja.

 

Elektronski prejem računov

Pri kupcu PODJETNIK S.P.P se ta račun pojavi kot osnutek prejetega računa.

Račun je potrebno urediti:

1. Datum računa, Datum opravljanja in Datum zapadlosti program zapiše iz elektronsko poslanega izdanega računa.

2. V polje Datum prejema je vpisan dan, ko je račun poslan in sprejet elektronsko.

3. Iz izdanega računa program samodejno prepiše  Znesek, Originalna številka in Sklic.

4. Iz prejšnjega računa istega dobavitelja (ne glede na to, ali je bil račun sprejet elektronsko ali ne) program prepiše Analitika, Plačilo in Odhodek.

5. Dopolnimo manjkajoče podatke in dodamo odhodek na vrstico.

6. Račun Shranimo ali Potrdimo.

 

Popravljanje elektronsko poslanih računov

 

POMEMBNO! Ko kupec (v našem primeru PODJETNIK S.P). potrdi prejeti račun, dobavitelj (v našem primeru RAČUNOVODSKI SERVIS D.O.O.)  ne more več preklicati tega izdanega računa!

Popravki so možni v medsebojnem dogovoru.

  • Če kupec prekliče prejeti račun , dobi status osnutka. Tako lahko dobavitelj popravi izdani račun. Ko ga ponovno izstavi, se popravljeni račun prikaže kot osnutek prejetega računa pri kupcu (se torej ne more podvojiti).
  • Če je prejeti račun pri kupcu med osnutki, lahko dobavitelj tudi izbriše izdani račun. V tem primeru se izbriše tudi osnutek prejetega računa.

 

Poskus preklica izdanega računa

  • Ko kupec že potrdi prejeti račun, program javi obvestilo: »Računa ne morete preklicati, ker je bil avtomatično poslan dobavitelju, ki ga je že sprejel.«
  • V primeru, da program »dovoli« popravljanje izdanega računa, pomeni, da je ta račun pri kupcu med osnutki.

V vsakem primeru priporočamo, da vsako naknadno spremembo računov partnerja med sabo uskladita!